次回の場所は決まったのでしょうか。そこが少人数しか入れない場所にしてくる可能性高いですよね。議事録も出ない、その後の動きもないのなら、解任決議あるかもですね。
たとえばまず、ゲストルームを抑える。日時をここで知らせる。設問①今の状況を知っているかYesNo、状況説明用紙を配布できるように用意、この掲示板も見せて内容を読んでいただく。じっくり読んでから決断したい方は後日に。知らない方には理解していただいた上でが大切かと。
設問②理事長だけ?それとも理事会を解任YesNo、サインという流れはいかがでしょうか。設問をシンプルにすれば人が流れやすくゲストルームの広さでも行えないかと考えました。ない知恵での考えで恐縮ですが。