回覧板はインターネットで可能ですか？

255さん、わかりやすいまとめありがとうございます。
アンケートの使い方もよくわかりました。今後の参考にします。

本来の話題に戻すと、現在、私どものマンションは、アンケートは紙ベースで行っていますが、
今計画している、管理組会サイトがオープンすれば、物理的には、ネットでもアンケート実施が
可能になります。

私どものマンションのインターネット普及率は、プロバイダー契約数（うちのマンションはプロバイダーが限定されているので総数がつかめます）の累計で、95％という統計はとれていますが、
5％の非インターネット世帯がいるので、アンケート実施をネットでやることには、踏み切れないのではないかと考えています。

カジュアルな意見交換はネットでできるし、ふさわしいのですが、管理組合の運営の根幹にかかわるような重要なアンケートは、やはり面倒でも紙じゃないかなというのが、私個人の見解です。

1000世帯を超える大所帯マンションですので、紙の配布のコストがかかるのですが、アンケートの公平性は絶対に大切ですから、しかたないと思っています。

みなさんのマンションではいかがでしょうか？

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本機能は、各利用者さまが「個人的に不快」と思うレスを「直近分だけ」見えないようにして、有用な投稿にフォーカスできるよう導入いたしました。 詳しい説明はお知らせスレをご覧ください。

＞マンション標準管理規約を基準として持論を展開していますが、その国交省は、マンション標準管理規約をベースに策定しているマンション管理標準指針で、管理組合の運営（総会の運営−総会前の情報提供・意見聴取）において、「重要な案件については、事前説明会やアンケートにより意見聴取している。」を標準的な対応としています。

標準管理規約を引用しているのは、具体的規約は判断できないからであり、標準規約には，理事会の諮問機関としての専門委員会を規定しているように、規約にアンケートの手段、命題の範囲、回収率に関する規定はなく、さも組合員の世論であるかの様に取扱うのは規約違反の何ものでもない。標準管理規約が参考資料に過ぎないと同様に、標準管理指針は指針に過ぎなくなんら法律的強制力の無い事は明白である。

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＞みなさんのマンションではいかがでしょうか？
小規模マンションゆえに、すべて紙です。

＞カジュアルな意見交換はネットでできるし、ふさわしいのですが
逆に、小規模なのでカジュアルな意見交換は難しい。
１０００世帯もあれば、１割の人が関心を持ち意見したとしても１００人ですが
小規模だと、ほんの数人の個人的な意見にしかならないし、
「○○さんはこう言った」みたいな属人的・感情的な議論になりがちで。
（特に、「自分の意見は絶対正しい」という態度の人物が１名おり、　
　ＨＰで掲示板など開設したら、その人だけの独擅場になりそうです・・・）

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小規模マンションだと、費用対効果の面でも、ネット導入は、メリットが少なそうですね。
紙配布や回覧でも利便性は落ちないし、フェイスToフェイスの機会にもなるし、あえてネットを使う
意味はないかもしれません。

最低でも、２百戸くらいないとネット導入は意味をなさないかもしれません。

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>>262
うちのマンションは、130戸ですが、
今まで、アンケートは、全て用紙を配布して行ってます。
基本的に匿名で行ってるので、
ネットと紙の併用だと匿名性は保たれるのかという懸念もあります。

うちのマンションの場合、匿名といっても、
部屋によって投函するポストが違うので、
ある程度は推測はできますが。

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＞ネットと紙の併用だと匿名性は保たれるのかという懸念もあります。

ご懸念は理解できます。マンションWEBサイトを管理組合が自前でこしらえたとするとサイトの管理者は、業務委託するとはいえ、理事会がサイト管理者となります。（作業は業者とはいえ、形式上の管理者は理事会）。サイト管理者であれば、アクセスログがわかるので、匿名で投稿しても、
誰がいつ投稿したかは、アクセスログの解析でだいたいわかります。よく匿名掲示板で、脅迫騒ぎをおこした不届き者が逮捕されるのは、掲示板のサイト管理者サイドで、投稿者の履歴を解析できるからです。
おそらく、マンションWEBサイトでの匿名性はなきものと考えたほうがいいと思います。

当マンションが検討しているサイトは、どちらかというと、アンチ匿名制であり、サイトのログイン時にも、マンション住民であるかどうか、区分所有者なのか、占有者なのかの識別フラグがたつようなID入力を要求する仕様を考えていて、投稿も、投稿者のリアルな氏名が表出する形式を想定しております。

匿名性を担保するなら、ここのサイトのような匿名掲示板を利用すれば、無料で実現しますし、
わざわざ管理費をつかってまで、匿名性を構築する必要はなかろうという判断です。

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アンケートは、匿名で行うのが原則ですが、
普段、理事会へ意見を言う場合は、匿名は認めていません。

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＞アンケートは、匿名で行うのが原則ですが、
＞普段、理事会へ意見を言う場合は、匿名は認めていません。


運営のしかたに興味があるのですが、アンケートを匿名にした場合、一個人が複数人のふりをして回答するような不正や、居住者ではない人間（例えば管理会社や事業主）が紛れ込む心配はないのでしょうか？　

私どものマンションは分譲マンションですが、占有者が1割ほどいますので、区分所有者と占有者との区別も、匿名ではできないので、管理組合マターの話は、アンケートしずらいことになります。

私どものマンションでは、アンケートも要望もすべて部屋番号と氏名の記名を義務づけています。
（そうしないと区分所有者と占有者をわけて集計できない）

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紙だと匿名なのにネットだと特定できてしまうという件は
ネットではこのように処理・管理しますということを説明した上で、
どちらかを選択させればよいのでは。

アンケートは（内容にもよりましょうが）紙・ネットを問わず、
基本的には記名式の方が望ましいと思います。
部外者排除もありますが、内部でも１名が複数回答とか他人を装うとかも考えられる。

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マンション管理の根幹にかかわるような問題は、記名式アンケートが主体になりますが、なんでも記名式がいいとは思えません。

記名式ゆえに、本音が出にくいということもあるだろうし、あえて無記名アンケートということもあろうかと思いますよ。

複製しにくいように、特殊な紙で回答用紙をつくれば、成りすましを排除して、無記名アンケートは可能でしょう。

管理組合WEBサイトの場合は、登録者をID管理するので、真の意味での匿名性はない形になります。
匿名性を保つなら、mixiなどの無料サービスを使うしかないかもね

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特殊な紙と言わず、配付するときに分からないようにマークをつけておけばＯＫです。
うちはその方法でやっていますが複製（と言ってもほとんどない）は識別できています。
マーキングの詳細は控えます。

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あなたは知らないだけですが、コピーすれば複製がすぐわかる特殊な紙はあります。
詳細は控えます。

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http://www.nsgd.co.jp/sbd/morder_catarog/copybousi.htm

もったいぶらずに教えなよ。このことだろ

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自分は偉いと思いたがるのが、人間の性ですよ。失礼しましたね。

コピー防止用紙は、肝になる用紙に使うのはあたりまえです。
それほど高いものではないし、十分にもとがとれます。

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世の中の多数のマンションがあって、
少なくとも、年１回の総会で組合員数と同じだけのコピーがなされるわけだが・・・

コピー防止機能用紙使ってるマンションは、一度も聞いたことがない。

＞コピー防止用紙は、肝になる用紙に使うのはあたりまえです。
＞それほど高いものではないし、十分にもとがとれます。
世の中は当たり前にはなっていないということだ。

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＞少なくとも、年１回の総会で組合員数と同じだけのコピーがなされるわけだが・・・

一枚５円になって大分楽になった。

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>>274=273さん
わざわざのご教示ありがとうございます。
もちろんコピー防止用紙があるのは知っておりますし、試したこともあります。
しかし、うちのマンションでは費用の面で今の方法に落ち着きました。
もし格安でコピー防止用紙を購入できるネットショップがあれば教えて頂ければありがたいです。

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マンション管理組合のＨＰ作成をお手伝いしています。
約1年をかけてようやく開設決定となりました。

その間紆余曲折しましたが理事長の強い信念で開設に漕ぎ着けた次第です。
その経験を踏まえての意見です。

インターネットの回覧版は近い将来には当然可能となる筈です。
現時点では問題が多々あるという事で、
10年、20年と考えたときには環境が激変していますから
電子化（ネット回覧板＋情報の電子化）は当然可能と思います。

管理組合として如何にインターネットを活用するかで有って
文明の利器を活用する為には、練習が必要と思います。
訓練無くては上達は有りません。

私どもは当面は紙とネットの併用で進みます。
デメリットは改善課題としメリット面を大いに追及するつもりです。

如何に役立つ仕組みや情報を掲載するかを模索するかが大事な事と考えます
勉強のために読ませて頂きました。

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まだ引っ越したばかりです。

管理会社が、ホームページを運営するという契約になっているのですが、まだ何もありません。
私は理事なのですが、最初から、管理組合関係をホームページで運用するのは、といてい
無理だと思いました。

ホームページがどのようなものになるのか全く不明ですし、作り込むとしたら、最低でも
2，3ヶ月はかかると思います。半年くらいは、紙でやるしかないと考えています。その後は、
基本は、ホームページで行い、どうしても駄目な人だけ、紙で運用するという形にしようと
考えています。

ちょっと心配なのは、ホームページの運用費が月に3万円くらいであることです。この
費用で作り込んだりできるとはとても思えないのですが・・・・。大手だから、お仕着せ
のものがあるんですかね。実用を考えたら、美しいものより、便利なもののほうがいいと
考えています。

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ホームページを設置するかどうかとなると民間会社でも必ず賛否両論が出ました
今から10年ぐらい前でしたが、ネットが理解できない役員はその時点ではネットがこの様に
進化する事が理解できなかったのです。

現在ホームページを持たない企業は少ないし、もっていなければ営業上不利です
中小企業などネットで思わぬ受注があったりします。
名詞代わりにもなります

マンションのホームページも数年後には管理品質のバロメーターになるのではと思います
マンションのハードよりも管理品質が本当に大事な時代がやってきます

理事会で物事を決める場合に適正な決定システムを持つ事は大変重要なポイントです
施設の改廃や用途変更などはもめにもめます
その時に役立つのは情報提供システムです
紙媒体では不可能な情報提供がネットで可能となり適正な判断材料の上で意思決定が出来ます
今、ある問題で痛切に感じているところです。
経験からして、ネット回覧の是非を問うよりネット回覧のデメリットをどう克服するかと感じます

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＞紙媒体では不可能な情報提供がネットで可能となり適正な判断材料の上で意思決定が出来ます　今、ある問題で痛切に感じているところです。

いままでのマンション管理は、なんだったの？
「紙媒体では不可能な情報提供がネットで可能となり適正な判断材料の上」は、全く具体性と論拠になっていない。

＞経験からして、ネット回覧の是非を問うよりネット回覧のデメリットをどう克服するかと感じます

「無いより益し」の域をでません。

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マンションの管理組合は村役場の様なものです

施設の存続または廃止などの案件には情報が必要です

住民の皆様に適正な判断材料を提供しなければなりません
理事会はあくまでも中立の立場で情報を開示すべきです

その様な情報提供の為にもインターネットは大きな力となります
便利な道具になる事は間違いありません
しかし、そのためには今から組織として使いこなす訓練が必要です

有れば良いということではなく
便利な道具として使いこなそうという意思を持つべきではと思うのです

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＞マンションの管理組合は村役場の様なものです
間違いです。村役場とは全く違います。管理組合は、共有財産の管理団体で、その管理についての総会決議、規約の執行機関です。　
＞施設の存続または廃止などの案件には情報が必要です　住民の皆様に適正な判断材料を提供しなければなりません
理事会は、区分所有者から委任されて、共有財産の管理の変更、管理についての議案を作り、総会に提案することが規定されているはずです。その際、情報の正確さが必要なだけです。
＞理事会はあくまでも中立の立場で情報を開示すべきです
中立ではあり得ません。上に述べた様に、議案を提案すると言う事は、その議案が区分所有者の為に正しいことを主張しているのです。

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施設の存続や廃止等は４分の３の賛成が必要です
４分の１の少数の方の意見や利益も公平に守られる仕組みになっています
理事会が賛成派だけで固められ少数派に不利となる情報操作をする事が行われると
不公平になります
理事会は民間会社の役員会とは違いますから賛成意見も反対意見も公平に扱わなければなりません
１年交代の理事長が個人の信念で無理押しされても困るわけです
中立の立場はあり得ないとすると大変困る事が起きますがいかがでしょうか？

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そっくり村役場と同じと言っているわけではなく、ある意味村役場と同じ機能があると言うことです。

管理組合の理事は区分所有者から管理を委任されていますが輪番制で月１回の理事会にようやく出てきて適切に判断できるだけの情報を持っているわけではありません
将来の資産価値に影響する重要な案件に対して決定に影響を与える意味では村役場と同じです
適正な理事会の運営がなされないと大きな間違いが起きるということです
理事会の会議のルールが間違っていると数人の理事でミスリードする可能性も非常に高いのです
その危険性を非常に感じております

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＞将来の資産価値に影響する重要な案件に対して決定に影響を与える意味では村役場と同じです

どこがどう同じなのか、ハード管理団体と地方自治体とは全く違います。

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村役場とハード管理団体とでは全く違うのは当然ですが、話の例えの中では似ている役割も有るという意味です。理解して頂きたいのは財産の管理をする為にはルールを制定したりそのルールに従い書類の発行や決済などが必要となります。
村役場でも同じような事をやっています。話の流れとして管理組合と村役場は同じ部分がありますよね。だから、理事会の役割は大きく理事会や総会の運営などは改善改革が必要と感じている訳です。総会での投票は村の選挙と同じく賛否の意見や主張が公平に発信されるべきです
私の知る理事会は、情報は隠すし、責任逃れの事なかれ主義で運営されています。
問題は大きく、それを改善改革する為にはインターネットの活用もひとつと考えています

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＞理解して頂きたいのは財産の管理をする為にはルールを制定したりそのルールに従い書類の発行や決済などが必要となります

抽象的な表現ですね。その為に規約があり、それに付随する細則あり、それらが不十分から来る混乱に過ぎませんね。

＞私の知る理事会は、情報は隠すし、責任逃れの事なかれ主義で運営されています。問題は大きく、それを改善改革する為にはインターネットの活用もひとつと考えています

情報は、管理者の年一回の事務に関する集会での報告義務と規約、議事録の閲覧の承諾義務が全てです。

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年１回の報告義務ですか？その様な事では何ができるか不思議ですね。
規約が有ってもその規約を変更する必要が発生したりするものです。
変化に対応する為に理事会の活動が必要なのです
具体的に言えば、駐車場が不足して敷地内に駐車場を設置するべきかどうかという問題が発生したとします
議案化する為には様々な基礎情報が必要になります
物事を決める為には当然のことです。
駐車場使用規約の変更も必要になります。空地の用途変更の為の説明資料など膨大な資料が必要となります。管理組合は民間会社の役員会とは違います
民間会社の役員会ならトップがいかなる反対があろうとも意思決定すれば良いわけですが管理組合では理事長が自分の信念で突っ走るわけにはゆきません。だからこそ反対意見と賛成意見を中立公正に開示して最終的に総会で決議するのです。情報開示が大変大事なのです
マンション内を２分する様な議案を経験すると如何に情報が大事かがわかります

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また民法のお方が「法＝必要十分」との持論を振り回して、管理運営について知ったかぶりを書いてますね。
無意味に荒れるだけですので、相手にしないことです。

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＞民間会社の役員会ならトップがいかなる反対があろうとも意思決定すれば良いわけですが管理組合では理事長が自分の信念で突っ走るわけにはゆきません。

この文章おかしくはありません？　社長も理事長も役員会の賛同が必要です。

＞だからこそ反対意見と賛成意見を中立公正に開示して最終的に総会で決議するのです。

貴方の組合の理事会は無能者の集まりか、特別な規約ですか。
一般には、組合員は、役員に管理を規約の従って執行することを委任する為に、総会で選出し、役員会＝理事会は、中立公正ではなく、正当な提案理由に基づく適正な議案を総会に提案するのが仕事です。

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回覧板は、インターネットで可能か？・・・・
そろそろ　元の話題に戻って貰えませんか？

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スレ主です。

結局、現時点では、紙の配布でやっています。どうやっても、インターネットだけで
やるのは無理です。ただし、現在、ホームページ作成の話が進んでおり、将来は、
なるべくインターネットだけでやりたいと考えています。

小規模マンションならいいでしょうが、大規模だと、紙の配布も結構な手間です。

なお、回覧板はうまくいきそうもないので、理事の間では話がでておりません。
あくまで戸別の配布です。

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中にはインターネットを使えない人もいるということを理解した上で、進めて下さいね。

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大学を卒業する頃にパソコンが出現した世代は、今５５歳くらいです。

後、20年くらいしたら、インターネットだけでできる時代が来るのではないでしょうか。
たぶん、それまでには、新聞の宅配はなくなっていると思います。新聞の宅配が成り立つ
ためには、ある程度の数が必要だと思いますが、世の中の人の2/3くらいの人が宅配必要
なくなれば、宅配は成立しないと考えています。パソコンが自宅にはない人のためには、
エントランスのロビーで使うようなシステムも必要でしょう。

情報弱者は常に存在します。そういう人に対しては、特別な配慮をしなければならない
でしょうが、システムはメインに合わせるのが良いと思います。たとえば、盲目の方
なども世の中にいるわけですが、そういう方には、読んできかせてあげるボランティア
を配慮する必要があります。パソコンで音声読み上げができれば、そのほうが便利かも
しれません。

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マンション管理にネットは不要。間もなく、じじばばの集合住宅となるだけ。

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お知らせも何もしないのなら、インターネットも不要でしょうが・・・
　
このスレッドももう不要な気がしてきた。

今すぐではなくても、将来の趨勢は明か・・・。オバマ大統領が、意見を募るのに
インターネット使う時代。インターネット使えない人は、意見も言えない。でも
クレームはない。

とういわけで、スレ主としては終了宣言します。ありがとうございました。

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＞インターネット使えない人は、意見も言えない。でもクレームはない。

心配ない。選挙、デモ、ストライキ、ボイコットなどは、ジジババでも出来る。
昨今の首切りでも怒ることも出来ない壮年青年の不甲斐なさ、それともネットでグチ、止めてくれ！

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スレ主の言うとおり、終了でいいようだね。

意味のない議論、循環議論をしても、時間の無駄。

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もう終わりのスレですが、ちょっと一言
うちのマンションは理事会をメールでしています。

その中で大きな問題となっているのが、メールを見たかどうか分からないことです。
返事をするのは限られた人だけになり、ある時の理事会では全く返事が無く
理事長が一人で決めることになっていたとか、一応連絡メールはしていたが辛かったと言われていました。

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理事会メーリングリストは私のところも使っています。

理事長以外で返事する人は少ないです。なんか、メーリングリストというシステムに
慣れている人が少ない印象もあります。

賛否を問うような話なら、顔を合わせてやったほうが安全でしょうね。もっとも、
顔を合わせる理事会でも、返事しない人は少なくないですが・・・。でも、
理事会のほうは議事録とっているし、やっぱり安全な気がします。

メールは確かに一方的になりがちだと思います。ちょっとした連絡くらいに
使うのが無難でしょう。私のところはそうしています。

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まじめに質問したいのですが、詳しい方や管理組合ホームページ等を運営している方に質問があります。

うちは多棟型で、全棟あわせて約1000戸の分譲マンションです。
各棟は、築年が1年違いますが、管理組合はひとつにまとまって運営されています。
最初の棟の入居から1年経って、全棟入居して、今3年目にはいるところです。

3年目の定期総会が先日行われたのですが、理事会は、管理組合サイト運営を検討中で、
今年は、その準備調査のために50万円の予算が承認されました。

理事会内の話だと、調査結果を受けてGOとなった場合、さらに来期に、
300万円ほどかけてサーバーなどを設置し、サイト運営をする計画らしいです。

1000戸の大所帯とはいえ、300万円も投資する価値があるのでしょうか？
素人感覚では、大規模マンションとはいえ
大きすぎる金額です。それに自前でサーバーを持っても管理するのは管理組合のようですし（IT関係者が理事会にいるとはいえ、仕事じゃないし）負担が大きいと思います。

理事会は、IT関係者がいるので専門知識を振りかざして強引にすすめているし、住民の多くは、
管理組合のIT化には賛成多数なので来年度に、サーバー投資の予算案がでても、300万円程度なら
1000でわれば各戸3000円という話であっさり可決されそうです。

現マンションのインターネット環境は全戸に光ファイバーが既設されているマンションなので、
PCつなげるだけで、ネットみれる環境。プロバイダー契約も分譲会社に任せられるし、PCをもたないという信念でもないとネットは使える環境です。住民の9割はプロバイダー契約しているし、契約してない人はネットをやっていないのではなく、自分で直収回線を引いている人もかなりいるので、
非ネット率はかぎりなく少ないというのがこのマンションの特徴です。

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そんなことより団地規約と棟個別規約の矛盾、整合化に役立てる方が先でしょう。

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今は、ハードウエアだけなら、30万円もあれば、ファイアーウオール付のサーバーの設置が
できます。無停電電源も込みの値段です。

それじゃ残りは何かということですが、たぶん、ソフトウエアと保守費なんでしょうね。

これだけの情報では、値段が適切かどうかは全くわかりません。ソフトウエアなどは
中身によって費用がかなり違うので・・・。

ソフトウエアは、安くあげようと思えば、有志で作れば無料からできます。簡易言語
みたいな無料ソフトは公開されています。ただ、最近は、情報漏れが怖いので、素人
は手を出しにくくなっているように思います。

特定の理事の暴走でなければ、たぶん、相当検討はされているんじゃないでしょうか。

もっと細かく内容を書いてくだされば、有効なコメントも付きやすいと思います。

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>>306
1000戸のHPで初期費用300万っというのが安いか高いかは、その内容にもよるでしょう。

新しい利便性や情報提供などは未知数ですが、
いわゆる「理事会ニュース」などは全戸に配布してるはずです。
それらの資料配布のための紙やコピー代や配布作業を試算してみては？

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>>308

コメントありがとうございます。
私も昨年まで理事会役員だったので、検討過程は知っているのですが、相当な検討など全くされす
総会の直前になってわけのわからないIT予算が350万円〜MAX500万円という話が勃発し、
理事会の良識派がなんとか食い止めたのが事実です。

ご指摘の通り350万円の内訳は、ハードとソフト開発です。保守メンテ契約まではカバーされていません。350万円のうち、サーバーのハード代が約100万円、ソフト開発費用や回線使用料が250万円です。Blogなどを構築するMOVABLE　TYPEで構築するらしいです。

利用目的は、マンション内のコミュニティー運営や掲示板機能、簡易アンケート機能といったところです。

議決権の行使や共用施設などの予約は想定していません（PC利用の有無で不公平がでるから）
重要書類保管もセキュリティーから考えて無理だと思います。

特定の理事の2,3人（IT会社勤務）がまさに暴走し、今期予算で350万円を突然上げようとしたので、理事会内の反対派がそれはなんとかつぶして、今期は管理組合のIT利用が必要かどうかの見極めを
して、開発要件を固めるべきだということで、調査予算　50万円で決着しました。
（調査費用に50万円も必要とは思えないのですが、IT推進派の抵抗により、50万円はとられてしまいました）

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理事会ニュースは、棟内数箇所にある掲示コーナーにはりだしているだけなので、掲示費用は毎回ただのようなものですが、総会前の特別号の1回だけ全戸配布しました。

管理会社にコピーしてもらっているので、原価はわからないのですがA41枚両面だったので、
1枚5〜10円として1000部＝10000円　1回につき紙とコピー代は1万円です。
配布は集合ポストに配布するだけなので、人件費もこのために特別にかかるわけではなく、管理員さんの固定給の中の話なので追加料金はないはずです。

毎月１回　全戸配布しても１２万円
毎週　　　全戸配布しても５２万円　です。

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