覆面組合員の横行

下表は、私が理事長を務める自主管理組合での総会議事録に乗せている、各議案毎採決結果の公開表だ。
組合員全員がこの公開表結果を見て、自分の投じた票が間違いないことを確認できる。
間違いがあれば本人から訂正を申告できる。
賛成票21反対票2とかの、単なる集計結果の数字だけを見るのとは大違いだ。
どこの馬の骨ともわからない【覆面組合員が活躍できる場所】がないからだ。
私は理事長になってから、組合員に対する気配りとして10年前からこのシステムを採用している。
私が組合員から議決権行為書を改竄していると思われるのが嫌だったからだ。
いまだに、当組合員からプライバシーの侵害だという意見は聞いたことがない。
監事に不正がないか票の確認をさせていると管理会社や理事会は言い訳するが、確認した行使書そのものが改竄された後のものであったり、監事が理事役員とグルで改竄していれば何の真実味もない。
下表のようなシステムを採用するかしないかで、管理会社や理事会が悪だくみをしているかしていないかの踏み絵にもなる。
なんだかんだと下表のようなシステムの採用を渋るのであれば、間違いなく、管理会社或いは理事長の名を借りたハイエナ連中が、その管理組合には存在していることになる。
覆面組合員の活躍の場がなくなるということは、ハイエナ連中の活躍の場がなくなるに等しいからです。
そう考えると、ハイエナ連中が現在のマンション管理組合にいかに多いか、分かりそうなものです。
踏み絵には応じそうもない管理会社ばかりだからです。

それほど大きくないマンションなので、ずっとアナログな方式です。
委任状、議決権行使書には自筆で署名と捺印してもらっています。
丸をつけたりするところにもミニ署名入れてもらう形で、それらは総会招集案内と議事録とともにファイルして保管です。
総会の前に理事全員で確認して、冒頭で議決権数などの発表、定足数に足りていることを言って、開会の宣言って感じです。
議決権行使書は確認したい人には見てもらえばいいように思うのですが。開示請求してもらうとか、規約で定めて。
但し、大きいマンションだとこういうアナログな方法は結構手間がかかるかも。
そう言えば大企業の株主総会でも議決権数のカウントでインチキやったのではないか、という事件があったなぁ。

どうだろう。
組合員の総会出席による総会開催は中止し、書面による総会開催だけにして、議決権行使書だけによる決議方法にすれば総会開催による管理会社の支援業務もなくなるし、管理会社による総会誘導行為もなくなる。
組合員は客観的に議案を勘案し、分からなければ理事長に書面でもって質問する。
書面による質問に対しては理事長は書面で回答する。
総会のように短時間で閉会するのと違い、組合員は各議案をゆっくりと検討できる。
それらの質問事項はすべて議事録として残し、集開票作業を管理会社が＞1の添付図面のように作成し、議事録で公開する。
集開票作業も理事会でやれば管理会社の出る幕はなくなる。
捺印や署名などを必要とせず、開示請求などのややこしい監査も必要なくなる。
仮に開示請求したところで、誰も署名捺印の真偽の判断はできないから無駄な労力であり、それを無理やり実行するとなれば、膨大な費用と労力が必要となってくる。
管理会社はそこが分かっているからうまく利用している。

>>3 ご近所さん
書面での総会開催はいいと思いますね。
当方のところは、質問は事前に書面で出してもらう方式です。
事前通告無しで総会の場での質問も受け付けますが、書類がないと正確に答えられないので、ほとんどが総会終了後に調べて書面回答です。
うっかり間違えて答弁してしまうと却って混乱や不信感を招くしね。
議決権行使書等の署名は結構重要かと。
何年も組合員の署名を見てたら、本人直筆のかは分かるようになるもの。
理事会ポストか理事会のファックスに送ってもらうとか。