次期予算計上・事業計画審議のみでの計画工事実施について

予備費で修繕工事をするのはできないことはないでしょう。しかし、５年経過後の鉄部の工事であれば最初から
分かっていることであるので、予算計上すべきだったでしょうね。
元々管理費が余るということ自体が予算の立て方に問題があったのではないかと思います。

それから、鉄部の工事は一応５年というのがありますが、実際見てやった方がいいのかは検討課題でしょう。
今時鉄部といいますが、鉄（Ｆｅ）を使っているところはあまりないのでは？
もし錆びてないんだったら今やらなくてもいいと思います。
私のところでは１３年目に第１回目の大規模修繕工事を現在実施中です。屋上防水・外壁・ベランダ・通路・玄関・サッシ・ＥＶ内部工事・駐車場等々見える部分は殆どやり替え新しくしました。しかし、鉄部塗装だけはやりませんでした。勿論鉄部といっても鉄は使ってなくきれいでしたので必要がなかったのです。

私どものマンションは修繕積立金に余裕があったので殆どやり変えました。通常第１回目の工事費は１戸当り７０万程度といわれてますが、１戸当り１００万をかけて工事をやってます。
必要のない部分もありましたが、どうせなら全部やり替えようとしたのです。
危険や雨漏り等の部分は絶対やらなければなりませんが、その他の部分は見た目の問題だと思います。早くリニュアルすればきれいになります。積立金次第です。
鉄部の塗装は必要なんですかね。もう一度チェックされてみてはいかがですか。
業者は早くやるにこしたことはないし、又早くやっても問題はないのですが。

＞約１００万円程度の計画工事による鉄部塗装工事ですが、修繕積立金を取り崩さないのであれば、議案審議をしなくとも、事業計画と予算案の決議のみで実施可能なものなのでしょうか？

予算書の項目や金額が適正で、他の通常の管理費に悪影響がなければ問題ありません。
特に鉄部塗装工事であれば保存行為ですから実施することには問題なく、当然に長期修繕計画表から年度計画、金額が割愛されるだけです。本来、管理費の余剰金がある程度の金額になると総会決議でこの余剰管理費を修繕積立金に振替えることをしているわけですから、それの変形と思えば良い訳です。

鉄部塗装工事は普通は長期修繕計画の範疇であり、修繕積立金の取り崩しに該当するんだけどね。
管理費が余ったら何でも使えるという発想はおかしいのでは。
それだったら、管理費の予算が大甘だったということ。
来年余ったら、次は何に使うのかな？理事の好きなものに使えるようになるね。

管理費の余剰金を使うということですが、総会での予算案では工事費用を明記していたんですか？それとも、繰越余剰金のままで、前期理事会が余剰金の使用を裏予算にして、今期の理事に引き継いだのでしょうか？

また、総会では予算計画案と共に、管理の実施計画（機器の保守点検や清掃回数など）の承認を取っているはずですが、この中にその修繕項目を入れてましたか？

管理規約を読まれたとのことですが、理事会および理事長の職務は総会での付託事項になっていると思います。さらに、築5年程度のマンションだと長期修繕計画はデベが資料として購入者に出しているものでしょうから、正式には購入者の承認事項でも、総会承認事項にもなっていません。
（管理組合の設立総会では原始規約の承認までで終わっている）。
修繕積立金の取り崩しと工事の実施案の総会決議を経て、初めて実施予定事項になるわけです。

予備費、余剰金の理事会決議での使用は、客観的に緊急でそれを実施しなければならない（塗装が禿げてしまって腐食が始まってしまうなど）を説明できなければ、必要のないことを勝手にやったことになりますよ。

鉄部塗装工事が保存行為？笑っちゃいますね。

＞No.1 by 匿名さん
ありがとうございます。前回引継ぎ理事会の際にも、確かに計画上はやる予定になってるだろうが、本当に必要なのかどうなのか、根拠が見えない、といった意見も出てました。今期の理事長さんと例えばマンション内を見て回るとか対応を相談したいと思います。

＞No.2 by 匿名さん
ありがとうございます。
「予算書の項目や金額が適正で、他の通常の管理費に悪影響がなければ・・・」
そうなんですよね。その金額が適正かって辺りの検討が抜けている気がします。現状調査と相見積もりとかいろいろとやらないといけないような気がします。。

＞No.3 by 匿名さん
ありがとうございます。
「管理費が余ったら何でも使えるという発想はおかしいのでは。それだったら、管理費の予算が大甘だったということ。」
他の理事からもそもそもの管理費の状況がおかしいのでは、、といった意見もありました。まだ完全に詰めきれていないのですが、ざっと見た感じですが、駐輪場の使用料だとか、駐車場の使用料収入が意外にたくさんあって、この影響か一般会計がうるおって、余剰金が出ているようです。前期ですでに５００万位の余剰金がある状態なんですが、正直今期理事になって気がついた、、というお恥ずかしい状況です。歴代理事会でこの辺のバランスなどの検討をして欲しかったような気もしますが、あまり人の事を言える立場ではないので、今期、どうするかあるいは申し送るのかを含めて提起したいと思います。というかおそらく他の理事さんが提起するでしょう。（笑）

＞No.4 by 匿名さん
ありがとうございました。
「管理費の余剰金を使うということですが、総会での予算案では工事費用を明記していたんですか？それとも、繰越余剰金のままで、前期理事会が余剰金の使用を裏予算にして、今期の理事に引き継いだのでしょうか？
また、総会では予算計画案と共に、管理の実施計画（機器の保守点検や清掃回数など）の承認を取っているはずですが、この中にその修繕項目を入れてましたか？ 」
状況としてですが、第６期事業計画および収支予算、の議案の中で、
①事業計画書のその他工事欄に「鉄部塗装工事の実施」が盛り込まれています。
②一般会計の予算案に「修繕費１００万円」とし、適用欄に「鉄部塗装工事の実施」となっています。
③前期理事会からは①②で１００万円を上限に鉄部塗装工事の実施が承認された。と言う引継ぎとなりました。

以上の状況です。
なんとなく承認を得ている気はするのですが、私を含め他の今期理事は、発注先とか金額とかが不明確で、はたして引き継いだ状況のままで、決裁してしまっていいのだろうか？という意見が大半です。
余剰金が５００万円近くある状況なので、大勢に影響は無いような気もしますが、いまいちしっくりこず、そもそも余剰金の金額を見てギョッとしている状況です。
中に「そんなんじゃ管理費の余剰金だけですき放題できるだろう」といった発言がありましたが、言葉は悪いですが確かにどこかの独裁国家状態にならないか、一抹の不安を覚えてしまうのも否めません。かといってなんでもかんでも総会決議、となると理事会活動が、がんじがらめになる気もしますし。。

すみません、いろいろと考えてしまいまとまらないですが、みなさんのご意見を参考に月末の理事会で検討を進めたいと思います。
ありがとうございました。ｍ（＿）ｍ

管理費の余剰金が毎年出るというのはおかしいですね。予算をしっかりたてればそういうことも発生しないと思います。予備費の予算が大きいのでは？
修繕積立金については、長期修繕計画案で必要工事費が算出されてると思いますので、その工事をそのまま全部やった場合現在の積立金が適正かどうかがすぐ計算されると思います。一度適正な１戸当り月の修繕積立金を計算して
みられたらいかがですか。

>管理費の余剰金が毎年出るというのはおかしいですね。予算をしっかりたてればそういうことも発生しないと思います。予備費の予算が大きいのでは？

管理費を過大に、修繕積立金は程々にするのは管理会社の常套手段で、日頃の修繕に関与して利ざやを得る魂胆ですから、組合としては管理会社に直接的な関与をさせないことです。それが可能かどうかは管理組合の意識の問題です。