理事会と管理会社の職務分掌の状況について

主体は組合員（理事）、管理会社がサポートです。

規模や組合員の質にもよります。当方マンションは23区内400戸タワマン
の場合ですが...

①理事会召集のアレンジ
2ヶ月に一回が基本となっており、日程は開催日に次回日程を決めて
います。案内は管理会社が各理事への直接案内と他の組合員向けに
掲示にて案内しています（組合員の傍聴を認めているので...）

②議案書の作成
理事と管理会社のメーリングリストがあり、管理会社がピックアップ
したネタと理事からの発案で理事会議案を作成しています。
（作成自体は管理会社）

③議事録の作成
毎回3時間程度ですが、録音し管理会社で議事録をおこして、内容を
出席理事でチェックして、完成版に署名しています。

④アンケートをとったりする際のアンケ-ト用紙の案の作成
理事会で主旨の同意をとった上で、素案は管理会社が作成し、それを
たたき台に理事が修正し、最終的には管理会社が配布・集計しています。

⑤設備面その他のトラブルがあったとき等の状況や対応内容報告
基本は管理会社に情報は集中していますが、月次報告という形で
各理事に対してレポートされます。
緊急を要する事項は理事長などに直接報告し判断を仰ぐこともあり
ます。

組合員・理事の問題意識や、管理会社がどれだけ委託業務を真っ当
しているか、にもよると思います。

参考まで

早速のレスポンス、ありがとうございます。私のところの規模は45世帯で、理事3名監事1名です。オ-プン理事会の形をとっています。
02さんも03さんも、管理会社を秘書のように上手に活用していらっしゃる印象です。私が思っていたより、管理会社の関与の度合いというのは大きそうだというのがわかりました。何分理事になり立てで、良くわかっていませんが、私のところは、フットワ-クの悪さだけは確実なようです。個人的には、管理組合は非常に重要だと思っているので、理事になる機会を得てよかったと思っています。理事会の方が、率先して各種の案内を作成して掲示したり、マンション内の瓦版もどきを作ったりとかは、通常はしないものなのでしょうか？

>理事会の方が、率先して各種の案内を作成して掲示したり、マンション内
>の瓦版もどきを作ったりとかは、通常はしないものなのでしょうか？

理事が作ってもぜんぜん問題ありません。　うちは２００戸のマンションで
理事10名ですがおのおのが案内などを作成し理事会の承認を得て住民に配っています。
もちろん管理会社に作ってもらうこともありますが。

＞皆さんにお尋ねしたいのですが、理事会と管理会社の職務分掌の度合はどのようになっていますか？私のマンションでは”そこまで管理会社に頼むのか”というようなことが多いように思え心配になってきました。

貴方の心配は常識的ですし正しいです。
マンション管理については、管理会社と区分所有者で構成する管理組合とは管理委託契約を結んでおり、その場合は管理会社には契約書を交付する義務があります。従って、この契約書に職務分掌が規定されている筈です。
しかし、新マンションであれば理事会も不慣れなこともあり、管理会社が善意の協力をしている部分がありますので、不慣れが解消したならば、役員諸氏が契約書に立ち返って、マン管理適正化法とその指針にある様に、管理組合の主体的な管理、自立的運営の実現が求められます。
更に、この管理委託契約は、有効期間を規定しその更新は総会決議事項にして、又、契約当事者双方に任意解除権があり、一般には３ヶ月前の書面通告での解約を可能にして、管理会社とは名実ともに主体的な管理、自立的運営をしています。

スレ違いかも
理事会と管理会社の関係はご主人様とお手伝いさんに置き換えて考えています。広い邸宅をご主人様が管理するには人手が足りない訳で、その為には仕事の条件に合ったお手伝いさんを募集をして、それに見合った報酬を支払います。管理会社（お手伝いさん）の仕事の条件と報酬は管理委託契約で決められています。管理組合（ご主人様）は通常の管理の行為は管理会社が行うのでその監督をしていればいいのではないかと考えています。但しここで注意しなければならないのは、ご主人様がお手伝いさんの作業条件（委託内容）を理解してないとお手伝いさんがいつの間にかご主人様となってしまいますが。（Ｗ）よって管理委託契約書の詳細を理解していれば上手にお手伝いさんを使って指示をするだけでいいのでは・・・　うちは全管理委託です。理想は管理会社（お手伝いさん）を使いきれる実力がもっともっと欲しいですね。

皆様、アドバイスありがとうございます。自分の心配の原因がどこにあるかが少しわかってきたような気がします。自分自身で知らないことが多すぎて、全体像が見えないからこその心配だったんのかな、と。07さんのご意見、なるほどでした。中途就任なので、現状をキャッチアップすることから始めています。主人とお手伝いさんの関係を構築できるようにするぞ。理事活動が大変なのは承知しているつもりですが、結構面白そうにも思える私は、やはり新米の怖いもの知らずだけなのかも知れないですね。これからも、皆さんに色々とご教示いただきたいと思います。　ありがとうございました。

＞08さんへ

07で理事会と管理会社の関係を概略で書きました。理事会はご主人様で管理会社はお手伝いさんと説明しましたが、管理会社はプロのお手伝いさんですのでどんなに管理組合が力をつけてもそれを超えることは出来ないわけですが・・・　ただこれだけは言えると思います。管理の質を考えた時、管理組合が２倍の実力を持てば管理会社の管理の質は３倍４倍と良くなりますし、また逆に、理事会が無関心や力不足ですと、管理会社も手抜きやいい加減処理が加速します。お手伝いさん（管理会社）はご主人様（理事会）をよ〜く観察していますよ。理事会が力をつけることがさらに良い管理を作り出します。その為には管理規約と管理委託契約書の理解は絶対に欠かせません。ある程度のレベルにいきますとお互いに緊張感をもった良きパートナー関係が構築されます。プロのお手伝いさん（管理会社）を上手く利用して（最初は教えて貰いながら）力をつけていくことをお奨めします。
スレ違いでした。

09さん　ありがとうございます。少しずつ理事の経験を積むようにようにします。　管理会社と足並みそろえて、シナジ−まで期待できるようになるといいなと思います。それにしても、このマンコミュの中でも、理事会版はすごいな〜といつも思います。　私から見れば、皆さんセミプロですよ。どうすればそこまでスキルが身につくか、本等、すごいと思います。

当マンションでは
理事会召集のアレンジ、議案書の作成、議事録の作成などは、
管理委託契約書に明記してあります。
(余談ですが
　いままでの理事会では議事録を作成してなかったのをいいことに
　更新した契約書では理事会議事録作成という項目が削除されていた。
　契約内容を勝手に変更するなと指摘した上で、やってもらうようにした。）
依頼内容によっては契約書では微妙な場合もあるので、
理事長就任したとき、担当者に最初に
いろいろ依頼するが　委託業務範囲ではないと判断した場合は
その旨を仰ってくれと伝えておきました。