最悪の管理会社情報

>229

こういう法律上の問題ではないんですよ。

議事録がきちんと、理事会の内容を反映しているかどうかという問題。

まあ、理事会に限らず、勤務先の会議でも、議事録が微妙に変なことはよく経験しますけど。
ただ、重要なことが抜けているとなれば、困った問題なんですよ。

>229 こういう法律上の問題ではないんですよ。
>議事録がきちんと、理事会の内容を反映しているかどうかという問題。
>まあ、理事会に限らず、勤務先の会議でも、議事録が微妙に変なことはよく経験しますけど。
>ただ、重要なことが抜けているとなれば、困った問題なんですよ。

議事録の原則を理解しない議長が書いて、原則を理解しない署名人が署名するから困った事になるのです。

>議事録の原則を理解しない議長が書いて、原則を理解しない署名人が署名するから困った事になるのです。

”議事録の原則”ってなんですか?　議長って、理事長のことですよね。

わかりやすく教えてくれますか?　議論になったこと、決まったことを書くんだと
単純に考えていましたが・・・。雑談まで書くべきとは思いませんけど。

>>議事録の原則を理解しない議長が書いて、原則を理解しない署名人が署名するから困った事になるのです。
>”議事録の原則”ってなんですか?　

原則とは、議事録を規定している区分所有法やそれから派生する管理規約のことです。

>議長って、理事長のことですよね。

区分所有法
（議長)
第四十一条 集会においては、規約に別段の定めがある場合及び別段の決議をした場合を除いて、管理者又は集会を招集した区分所有者の一人が議長となる。

標準管理規約
(総会)
第42条 １ー４略
5 総会の議長は、理事長が務める。

(理事会)
第51条 1項　略
2 理事会の議長は、理事長が務める。

＞わかりやすく教えてくれますか?　議論になったこと、決まったことを書くんだと
単純に考えていましたが・・・。雑談まで書くべきとは思いませんけど。

区分所有法
(議事録) 第四十二条 １項　略　
2 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、又は記録しなければならない。

標準管理規約
(議事録の作成、保管等)
第49条 １項
2 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び議長の指名する2名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。

(理事会の会議及び議事)
第53条 １項　略
2 議事録については、第49条(第4項を除く。)の規定を準用する。ただし、第49条第2項中「総会に出席した組合員」とあるのは「理事会に出席した理事」と読み替えるものとする。

参考；要領＝物事の最も大事な点。要点。（国語辞典）

＞議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し

だから、”議論になったこと、決まったことを書くんだと”　ではいけないの?

よくわからん。管理規約を知らないで、議事録書く理事長がいるってことかな・・・
それはありうるような気がする。理事全員が、管理規約の記載に気がつかなかった
事項も確かにあるし・・・。でも、管理事務所のほうでも気がつかないこともある
よ。

すぐに規約や区分所有法原文が出てきて具体の話からそれてしまうので・・

問題は
・議長自身が作成せずに代理者（管理会社や理事）が書いたものを議長がチェックして、それに議長他が署名する、ということはＯＫなのか。
・微妙に議事経過の記載がニュアンス的に違う、といったことは議事録の修正対象なのか
・あとあと問題になりそうなことを、議事録作成後に確認・修正できるのか
といったことですよね。
よくご存知の方はこれについて教えてくだされば幸いです。

微妙に違います。

結局、管理会社につくってもらう以上、こちらの会議の印象と少々違うものが作られる
のは仕方ないのかなと思っています。重要な事項が抜けてしまうのは、故意ではなく、
こちらが重要だと思っていても、作成者は重要ではないと考えているのかもしれません。

満足いくまで作りなおしてもらうとことは可能だろうと思いますが、実際にはかなり
大変だということがわかりました。

私がご意見うかがいたいのは、

大変でも、理事の中から書記をだすべきじゃないかということなんですが、
いかがでしょうか。契約には、管理会社が書記をすると書いてあるのです
が、理事がやることは可能ですよね。

>>237さん

>>227です。
議事録は、法や規約にもあるとおり、議長をつとめる理事長が作成するものですが、議長役と書記役と一人ニ役は大変なので、代理で理事や管理会社が記録作業を行うことが多いのではないでしょうか。
理事や管理会社員は、あくまで代理（書記）として議事録（案）を作成し、それに理事長が目をとおし修正したものを、正式な議事録として理事長と所定の理事が署名捺印するということです。
私のところも理事が書記をしていますが、通常は、理事会のあと10分ほど残って、その場でメモに理事長が目をとおし、その後打ち直して署名するか、年度によってはその場で署名したこともありました。
契約は甲乙協議で変更すればよいでしょう。

＞問題は
＞・議長自身が作成せずに代理者（管理会社や理事）が書いたものを議長がチェックして、それに議長他が署名する、ということはＯＫなのか。
管理規約を読みましょう。多分議長が書き、出席者の二名の署名捺印でしょう。書記役に書かせて議長が署名捺印しても良いのは当然です。
＞・微妙に議事経過の記載がニュアンス的に違う、といったことは議事録の修正対象なのか
議事経過の概略とは、日時、場所、総会なり理事会なりの充足数や、各議題の賛成数、その結果の成立・否決結果を明白にする実出席者、議決権行使者、委任状提出者数の他、総会・理事会の決議事項に関わる補足を指します。従って、ニュアンス的に違うことはありません。
＞・あとあと問題になりそうなことを、議事録作成後に確認・修正できるのかといったことですよね。
議長、出席の署名人の署名捺印をした議事録の修正はあり得ません。
異議があり修正を求める場合は、一事不再理の原則で次年度に、五分の一の賛同者を集めて臨時総会で修正を図る他ありません。

>>239さん

＞議事経過の概略とは、日時、場所、総会なり理事会なりの充足数や、各議題の賛成数、その結果の成立・否決結果を明白にする実出席者、議決権行使者、委任状提出者数の他、総会・理事会の決議事項に関わる補足を指します。従って、ニュアンス的に違うことはありません。

議事経過で「討議の内容」が抜けています。これは要約ですが表現方法によってはここでニュアンスの違いが生じるのです。

240です。尻切れになりました。

ですので、理事長は曖昧な表現や事実が性格に伝わりにくいと思われる記述に対しては、管理組合の利益を守り、今後の適切な運営に資するために、署名前に適宜修正する必要があります。
署名後の異論については、理事長と相談し、同意が得られる事柄の場合は、補足事項を補足の趣旨と共に理事会で決議し、署名押印する等の方法で記録を残すべきかと考えます。

えっと、署名後の変更が問題なのではなく、署名前の話です。

管理会社が署名してくれと持ってきたものを変更するのが大変だ、ということ
なんですが・・。納得がいかないところがあれば、直してくれと言うことは
もちろん可能ですが、延々と直し続けてもらうことはできません。

だから、みなさんのところではどうしてますか?　という質問なんですが・・。
規約には書記についての記載はなく、法律上も理事長と理事2人の署名が
あれば有効であることはわかっています。書記についての記載は、管理会社
の契約書にしかありません。

勘違いしている人もいらっしゃるようですが、おおむね了解しました。
管理会社との契約にかかわらず、理事が書記をする、ということにしま
す。

＞＞議事経過の概略とは、日時、場所、総会なり理事会なりの充足数や、各議題の賛成数、その結果の成立・否決結果を明白にする実出席者、議決権行使者、委任状提出者数の他、総会・理事会の決議事項に関わる補足を指します。従って、ニュアンス的に違うことはありません。

＞議事経過で「討議の内容」が抜けています。これは要約ですが表現方法によってはここでニュアンスの違いが生じるのです。

討議のやり取りの内容は全く不必要です。それ迄が必要ならテープでも起こさなければ出来ません。要領（＝物事の最も大事な点。要点。）と規定されている理由です。議会の如く速記録迄残す必要がないことを規定しているのです。
議案に対する決議内容を議事録に残すことが、規約、細則と同じ様にこの議事録決議事項に管理組合の遵守義務が生じることになりますので、それに至る討議内容は全く不必要です。
議事録作成には理事会は全く権限がないのが一般の規約です。議長＝理事長が理事会のメンバーに意見を求める自由がありますが、飽くまでも議長＝理事長の責任と権限で議事録作成する区分所有法の規定する所です。
裁判例では、議事録の署名人との何かの意見の違いでその署名捺印が得られなくとも、規約の議長権限で有効とさえされています。

>>243さん

何も発言内容を逐一残せと言っているのでも、どんな事項でも必要と言ってるわけではありません。
組合の意見を二分するような、また、後々も蒸し返されそうな議案について、どのような理事会での議論経過があって最終の結論に達したのかは、その議論経過自体が「要領（＝物事の最も大事な点。要点。）」であり、当然、その概要の記録は必要です。あなたが不必要です、ということの説得力は全くありません。
あなたが不必要というのは自由ですが、必要とする理事長がほとんどなのであって、その場合に、ニュアンスの問題は出るのです。

こちらのスレをごらんください。

https://www.e-mansion.co.jp/bbs/thread/46152/res/1-10

なお、↑このスレの№03のお方は
＞議事の経過とは、開会、議題、議案、討議の内容、表決方法、閉会を指します
とおっしゃってますね。(笑)

＞組合の意見を二分するような、また、後々も蒸し返されそうな議案について、どのような理事会での議論経過があって最終の結論に達したのかは、その議論経過自体が「要領（＝物事の最も大事な点。要点。）」であり、当然、その概要の記録は必要です。あなたが不必要です、ということの説得力は全くありません。

例え二分するような激論になろうと、採決結果の決議に必要な賛成数が必要なのであって、反対、棄権に関することは全く必要ではありません。決議に必要な賛成数が得られなかったら否決になる迄です。
貴方の理屈は、採決に反対票を投票した者の意見を何とか議事録に残そうとする魂胆を可能にすることになりますので、許されるものではありません。
規約、細則同様に、総会議事録は、区分所有者は勿論、占有者も遵守義務のあるものですので、取扱、運用に誤解を生じるような余分な記述を避けるのは当然です。

>>246さん

＞取扱、運用に誤解を生じるような余分な記述を避けるのは当然です。

反対意見、少数意見にも考慮すべき内容があり、苦渋の選択で採決されることもあります。
一切の過程の記録を排除し、あたかも満場の一致であるかのような記録を残すことこそ、将来の取扱い、運用に誤解を生じることとなります。
「貴方の理屈は、採決に反対票を投票した者の意見を何とか議事録に残そうとする魂胆を可能にすることになりますので、許されるものではありません。」というのは民主主義の学校である管理組合の自殺行為です。正気の沙汰の意見ではありません。
もしかして単なる煽りでしょうか？

支離滅裂ですね。XYZ氏＝後期若年者氏は。偉そうに「間違いを指摘していく」等と言いながら、その実は。。

議論の過程の記録は重要です。
法律改正ひとつとっても、厳しく国民に遵守義務が課せられながら、国会での専門委員を招聘しての議論記録は公開されており、あとあと法を活用し派生法令や制度をつくる際に非常に参考になるわけです。その次の法改正においても、前回の想定事態が何であってそのような改正になったかを踏まえて新たな対応を組み立てるわけで、結論しか残ってないようでは説明責任も何もあったものではありません。
総会や理事会での議決も、国会議決と同じです。
今更ですが、管理組合は人の入れ替わり、役員の世代交代が付き物で、ひとつにはそれらの伝承を人に頼ることはできないため、文書で残す必要があること。
また、徐々に高齢化が進むにつれ、10年、20年の単位でルールの前提となる状況が変わっていく可能性が大きいため、前回の議決の前提条件、採決附帯条件がどうであったのかがより求められるのです。
法令・規約に管理組合の運営を機械的に合わせていく発想のXYZ氏には想像できないのも無理ありませんが、解釈自体が不適当です。

＞２４７
＞民主主義の学校である管理組合の自殺行為です。正気の沙汰の意見ではありません。

管理組合を規制する区分所有法は、正確には民主主義ではなく区分所有者の自治規範です。
区分所有法に基づく共有財産の管理を行う集会中心主義で、この集会決議は区分所有者は勿論、管理者＝理事長、専有部分の占有者をも拘束し、集会決議事項は区分所有者の権利義務となり、義務違反者対しては訴による排除を含む種々の制約を含むものです。