マンション管理士に質問しよう！ Part2

　　　議案書の作成については、事前に理事会で内容を検討し、管理会社との打ち合わせをして
　　管理会社が議案書の素案を作成をする。（決算報告書、予算書、事業計画案、理事候補等）

　１）事前準備

　　＊総会１ヶ月前・・・議案書については、理事と話し合い、管理会社が案を作成して提出します。
　　　　総会提出議案の理事会決議を行います。
　　　　次期役員案の選出・・・事前に了解を取っておくことが大切です。
　　＊総会２週間前
　　　　全組合員に対して、総会通知を出します。賃貸に出している組合員に対しても通知します。
　　＊総会３日前
　　　　総会成立要件、各議案の可決要件を満たしているか確認をします。

　２）総会当日

　　　総会次第
　　　　①開会の言葉　②理事長挨拶　③議長選出　④議事録書面人選出　⑤議案審議
　　　＊司会者は前もって決めておきます。レジメの作成もしておきます。
　　　＊出席表の準備（室番号順に綴ったもの及び委任状）

　　　１．総会の開催宣言…司会が行います。

　　　２．理事長挨拶

　　　３．議長選出
　　　　　標準管理規約第４２条第５項に基づき、議長は理事長にお願いします。

　　　４．出席状況確認

　　　　　出席者○名　　　委任状での出席者　○名　　　議決権行使書での出席者　○名
　　　　　合計○名・・・・総会成立の報告をします。

　　　　議案内容に普通決議、特別決議の両方がある場合は、特別決議は、区分所有者及び議決
　　　　権の各４の３以上の出席が必要となります。
　　　　普通決議は、区分所有者及び議決権の過半数で決議されます。
　　　　＊尚、出席者には、当日総会への出席者、委任状での出席者、議決権行使書での
　　　　　賛否をされている方も出席にカウントします。

　　５．議事録署名人の選出
　　　　議長と出席した区分所有者２名にお願いをします。

　　６．議案審議（代表例）

　　　　　　説明は、議長ではなく、各担当理事がおこなってもかまいません。
　　　　第１号議案 事業活動報告
　　　　第２号議案 収支決算報告
　　　　　　　収支報告書説明終了後、監事から監査報告をしてもらう。
　　　　第３号議案 来期事業計画案の提案と承認
　　　　　　　＊事業計画は、長期修繕計画に基づき計画的に提案をしていくことが大切です。

　　　　第４号議案 来期の予算の提案と承認
　　　　第５号議案 　　その他 規約の改定、保険の加入、管理費の値上等の提案

　　　　第６号議案 　　管理委託契約締結の件（総会前に重要事項の説明会を開催しておく。）
　　　　第７号議案
　　　　　　　役員候補が承認されたら、いったん休憩を取り、新理事で理事会を開催し、理事の
　　　　　　　互選で役職を決める。
　　　　　（時間のロスをなくすために、事前に決めておかれる組合が多いようです。）

　　７．次期理事長のあいさつ

　　８．閉会

　　　＜役員改選時の引継ぎ事項＞・・・・できるだけ、文書にまとめて伝達する。
　　　　　　＊懸案事項、調整事項の伝達
　　　　　　＊組合員の要望・苦情の伝達
　　　　　　＊管理会社との調整事項の伝達・・・管理会社に委託している事項の説明
　　　　　　＊帳票類・書類の内容、保管場所の伝達
　　　　　　＊文書化されていない運営ルールの伝達

　　＜採決の仕方＞

　　　＊質問については、議案ごとに受けるか、全て説明が終わってから受けるかは
　　　　自由ですが、まとめてやられた方が時間の配分はうまくいくと思われます。
　　　　尚、質問の際には、部屋番号と名前を必ずいってから質問をしてもらいます。

　　　＊採決は挙手で行いますが、特別決議の場合は、賛成・反対の数を確認しておく。

　　※総会の中で議長はすべての質問に対し、誠実に答える義務がありますが、無理難題
　　　をいってくるものや議事の妨害をする者がいるときは、議長には、議事の整理権があり
　　　ますので、「ただいまのはご意見として拝聴させて頂きます」とか「その件については、
　　　理事会検討課題とさせて頂きます」といって議事を進める。

　　　質問には答えなければなりませんが、意見には原則として答える必要はありません。
　　質問攻めに合うのを防止するためには、事前に質問書の提出をお願いしておくことも有効
　　な手段です。
　　※総会は、議論する場ではなく、あくまで理事会案に対しての賛否を問う場です。

　議案の変更については、議決権行使書で決議をされておられる方がおられますので総
会に直接出席された方だけで変更することはできません。

　ただ、予算に絡まないものや体制に殆ど影響のないものについては理事長判断で変更
はできますが、それも限定されます。

　誤字脱字の修正や議決権行使者が賛否をする場合の判断に問題がないもの、つまり
実質的同一性の範囲内であれば議長判断で修正することは可能とされています。

　決定的なミスが議案にある場合はこの議案については保留として次期理事会で検討し
て必要なら臨時総会を開催するか次期通常総会まで待つかの判断をしなければなりま
せん。

　　７．議長　閉会の辞

　　８．理事長は、議事録の原本を保管しなければなりません。
　　　　総会終了後遅滞なく、議長は議事録を作成します。
　　　その際、議長の他、２名の議事録署名人の署名と押印が必要です。

明日は標準管理規約第２１条について書き込みをします。

総会の進め方はいろいろあるんですね。

しかし、その通りにする必要はないでしょう。

２１条についてはもう少し待ってください。

標準管理規約　平成２８年３月改正分
（敷地及び共用部分の管理）
第２１条　敷地及び共用部分等の管理について、管理組合がその責任と負担において
　これを行うものとする。たがし、バルコニー等の保存行為（区分所有法第１８条第１
　項ただし書の「保存行為」をいう。）以下同じ。）のうち、通常の使用に伴うものに
　ついては、専用使用権を有する者がその責任と負担においてこれを行わなければなら
　ない。

２、専有部分である設備のうち共用部分と構造上一体となった部分の管理を共用部の管
　理と一体として行う必要があるときは、管理組合がこれを行うことができる。

３、区分所有者は、第１項ただし書の場合又はあらかじめ理事長に申請して書面による
　承認を受けた場合を除き、敷地及び共用部分等の保存行為を行うことができない。
　ただし、専有部分の使用に支障が生じている場合に、当該専有部分を所有する区分所
　有者が行う保存行為の実施が、緊急を要するものであるときは、この限りでない。

４、前項の申請及び承認のテ続については、第１７条第２項、第３項、第５項及び第６
　項の規定を準用する。ただし、同条第５項中「修膳等」とあるのは「保存行為」と、
　同条第６条項中「第１項の承認を受けた修膳等の工事後に、当該工事」とあるのは第
　２１条第３項の承認を受けた保存行為後に、当該保存行為」とと読み替えるものとす
　る。

５、第３項の規定に違反して保存行為を行った場合には、当該保存行為に要した費用は
　、当該保存行為を行った区分所有者が負担する。

６、理事長は、災害時の緊急時においては、総会又は理事会の決議によらずに、敷地及
　び共用部分等の必要な保存行為を行うことができる。

※第１８条第１項、第１７条第２項、第３項、第５項、第６項、棟は標準管理規約でご
　確認下さい
　

>9425さん
これから、２１条の規約改正に向けて、理事や組合員向けにコメントを
書き込みますが、間違っていたり、補筆すべき点があれば遠慮なくご指摘
ください。

「標準管理規約第２１条」改正　　　２０１７年８月２９日

現行規約

　　１．敷地及び共用部分等の管理については、管理組合がその責任と負担においてこれを行うも
　　　　のとする。但し、バルコニー等の管理のうち通常の使用に伴うものについては、専用使用権を
　　　　有する者がその責任と負担においてこれを行なわなければならない。
　　※バルコニー等の管理には、バルコニー、玄関扉、サッシ、ルーバル、網戸、ガラス、専用庭含む

改正規約
　　１．敷地及び共用部分等の管理については、管理組合がその責任と負担においてこれを行うも
　　　　のとする。但しバルコニー等の保存行為（区分所有法第１８条１項但書の「保存行為」をいう。
　　　　以下同じ。）のうち、通常の使用に伴うものについては、専用使用権を有する者がその責任
　　　　と負担においてこれをおこなわなければならない。
　　※改正前は第２１条１項但書による例外規定の対象は、「管理」でしたが、改正規約により「保存
　　　行為」に変更されました。

現行規約通り
　　２．専有部分である設備のうち、共用部分と構造上一体となった部分の管理を共用部分の管理
　　　　として一体として行う必要がある時は、管理組合がこれを行うことができる。
　　※対象となる設備としては、配管と配線がある。但し、費用の負担については明記されていない。

３項以降追加条項

　　３．区分所有者は、第１項但し書きの場合又は予め理事長に申請して書面による承認を受けた
　　　　場合を除き、敷地及び共用部分等の保存行為を行う事ができない。但し、専有部分の使用
　　　　に支障が生じている場合に、当該専有部分を所有する区分所有者が行う保存行為の実施が
　　　　緊急を要するものであるときはこの限りではない。
　　※台風でガラスが割れた場合等の緊急保存行為がこれに該当

　　４．前項の申請及び承認の手続きについては、第１７条第２項、第３項、第５項及び第６項の規定
　　　　を準用する。但し同条第５項中「修繕等」とあるのは「保存行為」と第６項中「第１項の承認を
　　　　受けた修繕等の工事後に当該工事」とあるのは、「第２１条第３項の承認を受けた保存行為
　　　　後に、当該保存行為」と読み替えるものとする。

　　５．第３項の規定に違反して保存行為を行った場合には、当該保存行為に要した費用は、当該
　　　　保存行為を行った区分所有者が負担する。
　　※緊急保存行為や理事長の承認を得て保存行為を行う以外の、保存行為を行った場合の費用
　　　　は専有使用権者が負担する。

　　６．理事長は、災害等の緊急時においては、総会又は理事会の決議によらずに、敷地及び共用
　　　　部分等の必要に保存行為を行う事が出来る。
　　※費用の限度額を明記しておくことが必要です。例えば、１ヶ月の管理費の範囲内とか。

「コメント」

　第２１条１項但書
　　　バルコニー等（バルコニー、ルーバル、玄関扉、窓枠・サッシ、窓ガラス、網戸、専用庭）につい
　　てその保存行為のうち通常の使用に伴うものは、専用使用権を有する者がその責任と負担で行
　　わなければならないと規定されています。
　　　バルコニー等の保存行為は、各区分所有者がそれぞれ行う事が出来るとされているところ（第
　　１８条１項但書）、法１８条２項は規約で別段の定めをすることができると規定しており、その別段
　　の定めが第２１条但書です。
　　　１８条１項では、保存行為の負担については定めておらず、「できる」として行為の可否につい
　　て定めているにすぎません。

　　　改正前は第２１条１項但書による例外規定の対象は、「管理」でしたが、改正規約により「保存
　　行為」に変更されました。
　　　管理とは、①物の経常又は効用を著しく変える変更、②変更にあたらない利用・改良、③物の
　　現状を維持する保存行為を含みます。
　　　改正前の規約によれば、通常の使用に伴う改良行為も専用使用権者の責任と負担だったの
　　に対し、改正後の規約では、通常の使用に伴う現状維持行為だけが専有使用権者の責任と負
　　担になったといえます。

　　第１項及び第３項は、法１８条１項但書において、保存行為は各共有者がすることができると決
　　められていることに対し、同条２項に基づき規約で別段の定めをするものである。

　　第３項但書は、例えば台風等で住戸のガラスが割れた場合に、専有部分への雨の吹込みを
　防ぐため張り替えるケースがあります。
　　専有部分のガラスが割れた場合の費用の負担は、緊急保存行為は管理組合負担とされてい
　ますが、通常の使用に伴う保存行為は区分所有者負担とされています。第２１条５項

　　第５項は、法第１９条に基づき規約で別段の定めをするものである。
　　承認の申請先は理事長であるが、承認、不承認の判断はあくまで理事会によるものである。
　　（第５４条第１項第五号参照）

　　第６項では、災害等の緊急時における必要な保存行為について理事長が単独で判断し、実
　施できることを定めています。
　　給水排水管の補修、共用部分等の被災箇所の点検破損個所のあくまで小修繕が対象です。

　　保存行為を超える応急的な修繕行為については、総会の開催が困難な場合は理事会で対応
　することができるとしています。第５４条１項第十号及びコメント５４条関係①参照
　　しかし、理事会の開催も困難な場合は理事長単独で判断できる規約も必要です。
　　その場合は費用の限度額についても予め定めておくことも考えられます。

　　平時における専用使用権のない敷地又は共用部分の保存行為について、理事会の承認を
　得て理事長が行えることや少額の保存行為であれば、理事長に一任することを規約に規定し
　ておくことも必要です。駐車場の管理は、管理組合がその責任と負担で行います。

玄関扉の補修工事やサッシの滑車が悪くなった場合の交換費用は
占有使用権者負担なんですが、間違って管理費で対応することは
できないので、その抑えを住民にしておく必要があります。
間違いやすいのがメールボックスです。
通常の使用をしていたのに、鍵が悪くなったので交換する場合の
費用は本来は専用使用権者負担なんですが、管理費で交換して
ませんか。

玄関扉の蝶つがいの交換も個人負担です。

もう一つ難しいのがインターホンです。
インターホンを共用部分と規定しているところは多いと
思いますが、その修理費用は管理組合か個人かでばらばら
のようです。

分りにくいこともたくさんありますので、こまめに広報活動を
やっていく必要があります。
一番問題なのは、理事会によってその時の対応が違うことです。
はっきり細則化をしておくべきでしょう。

規約を改正するのは大変な労力が入ります。
如何せん特別決議ですから。
しかし、規約化しておくことは大切なことです。
トラブル防止にもなります。

民泊禁止の規約も規定しておかないと、大きなトラブルが
発生しますからね。

あまり問題提起を次々に行うとみなさん
戸惑いますからね。
何も質問とかなければ今度は、民泊問題にいきましょうか。

マンション管理に関する問題は無限ですからね。

特に、大規模修繕工事の進め方、専有部分の配管を管理組合として
実施する事項、規約改正、騒音、滞納問題は繰り返し繰り返しやる
必要があります。
前に書き込みがあっても、それを読む者はまずいませんからね。

　　国交省は、住宅宿泊事業法（民泊新法）が平成３０年６月に施行されることを踏まえ標準管理
　規約の改正を行いました。新法はマンションでも民泊営業を可能としました。
　　住宅宿泊事業法（民泊新法）の成立を受け、今後分譲マンションで行われる民泊事業でのトラ
　ブル防止がその目的です。

　　予め管理組合において区分所有者間で議論し、その結果を踏まえ住宅宿泊事業を許容するか
　否かを管理規約で明確化しておくことが望ましいとの考え方に基づくものです。
　　民泊は平成３０年３月１５日から事業の届出が始まりました。
　　規約で民泊使用が禁止されていなければ、届出が受理されます。この届出以降は民泊禁止の
　規約の改正は難しくなります。
　　というのは、規約の変更が一部の組合員の権利に特別の影響を及ぼすときはその承諾を得な
　ければならないとなっているからです。