センチュリーつくばみらい平【住民専用掲示板part12】

それでは説明しましょう。ただし「支払い」の部分についてだけです。

今まで管理会社が理事長に紙の支払書に押印してもらっていた支払承認がweb承認に変わるだけです。印鑑押印による承認が電子承認に変わるのです。
口座のお金を直接出し入れするネットバンキングと違います。このネットバンキングの部分は従来は東急コミュニティーが行ってましたが、これが新システムでは管理会の東急コミュニティーから金融機関の三菱東京UFJ銀行に変わります。
したがって、理事長がネットバンキングで口座から支払い処理をするのではなく、三菱東京UFJ銀行が支払い処理をするための許可の承認を理事長がwebですることになります。

電子承認の部分だけ見ると、見かけは管理会社と理事長の承認業務の省力化・効率化になりますが、情報基盤未整備の当マンションでは現実的には多くの課題があります。
管理組合公金の電子承認ですから、端末は専用化して防災センターに置く必要があり、理事長が個人のPCや携帯でやるべき筋合いのものではありません。また限られた管面のweb画面だけ見て承認するのは非常に危険で、必ず紙に印刷して確認する必要もあります。そうなるとプリンターも必要になります。これらは管理組合としての情報設備投資が必要になります。さらに銀行からの支払承認依頼のメールも管理組合専用メールアドレスにする必要があります。管理組合公金決済承認ですから理事長個人のメールアドレスは使うべきではありません。

ところで、4期で理事が管理組合専用端末の設置を提案しても理事会で寄ってたかって叩き潰し、5期で前任理事長が問い合わせ用の管理組合専用メールアドレスを設けることを提案しても管理やセキュリティやら難癖つけて反対した理事会です。新システムのweb承認なんて絶対無理でしょう。
でも理事会報に総会決議が必要な管理委託契約締結案件にも関わらず「新収納支払いシステムを了解した」と書いてあるから非常に不思議です。
管理会社は上手です。理事会を手玉に取って理事会の言質を取り付けましたね。

私なら「次期管理委託契約への収納・支払い方法の提案として新システムを売りにするのは自由。しかしながら決めるのは管理委託契約締結だから総会の組合員決議。現段階では理事会としてはノーコメント。」と言います。
これは来期の管理組合情報基盤整備に深く関わってくる問題で、情報基盤がある程度で構築されない限り、例え東急コミュニテイーと契約締結したとしても従来通り「紙の押印承認」です。