記名式アンケートを本人の同意を得ずに第三者に開示する理事会

現理事長をしています。
権限の有無に関しては良くわかりませんが、個人情報なので了解を得ずに開示はよくないと思います。
本文の所だけコピーして、マンション住人の開示用におくようにした方が良いと思います。
何も言わなければ了解済みと解釈されてしまうので、理事会又は管理会社に名前が入ったままの開示はしないように、意見としてあげればよいかと思います。

プライバシー又は個人情報に関する認識がうすいだけのように感じます。
しかしながら、場合によっては「知らなかった」ではすまされないので
あっちゃんさんから「そのままの開示は適切ではない」旨を知らせ
０２さんのように本文の所だけコピーして開示又は理事会でまとめたものを
開示することが良いように思います。
筆跡とかで特定することの心配やまとめたものの信憑性を問われたりすると
ややこしいかもしれませんが・・・。

記名式アンケートを本人の了承無しに開示した場合、
プライバシー侵害として民事訴訟を起こせば間違いなく勝てます。
それを念頭に、理事会に次の内容の文書を送ってみてはいかがでしょうか？

１　記名した内容を開示されることは不本意であり、止めてもらいたい。
２　アンケート実施時に内容を開示する旨を了解していない。
３　この意見を無視して開示した場合、法的措置も考慮する。

　当然３番ははったり半分ですが、理事が管理会社に相談した場合、
間違いなく「開示はやめた方がいい」と助言されますよ。
そもそも記名式は「アンケート」ではなく「調査」と呼ぶべきなんですけどね。

うちのＭＳ（理事会）では、そのような行為はしないですし、何かしなければいけない理由があるのではないでしょうか？
とんでもない意見が多いとか・・・
理事全員の本意？とは思えません。

「権限」とかの問題にせず、疑問や反対意見があれば理事会に伝えるべきだと思います。
（権限だけで考えれば、理事会にはその権限はある！と思います。もちろん今回のケース、そのままやっては多いに問題あると思いますけどね？）

厳密に言えば「コピー」だと筆跡で分かる人は分かるのでは？

うちのマンションのアンケートでは、結果を理事会でワープロ打でまとめることが
ありますが、理事としてアンケートの内容を見ている者からすると
まとめる人の悪意でなくても少数意見を割愛したり、
意図的に書かなかったりすることがあります。
アンケート結果は、氏名や部屋番号を削除してコピーして閲覧できる方が
生の意見がわかって望ましいでしょうね。
他人の意見を見て同調できれば、それは多数の意見になると思います。

筆跡なんて、職場の同僚じゃあるまいしわかる人はほとんどいないでしょう？

>>05
「権限」ですが、理事会に記名アンケートを本人の許可なく開示する権限はないでしょう。
というか、日本中どこを探したってそんな強大な権限を持つ組織はありませんよ。

>>07
私はワープロでまとめる際、どんな少数意見でもとりあえず入力します。
「まとめる」ために一部修文することはあっても、割愛は調査の趣旨に反するので。
また、記述内容の意図が理解できない場合があるので、
その確認のためにご本人様に問い合わせる場合はあります。

そもそも開示要求が他の住民からあった理由を考えてみると、
理事会としてアンケートをまとめる際に、恣意的な操作が行われているとの
疑念を抱かれているのではないでしょうか？
ウチの場合は、回収部数を理事長、副理事長、管理員の３者で確認し、
また、まとめた内容と原紙の照合は監事が確認するという体制で
実施しましたよ。

>>08さん
また、すぐにそうやって大口たたきますけど、組合の中で実施したアンケートを組合の中で開示するのを妨げる「倫理・感情的な問題」以外にあるなら、ちゃんと根拠を示してくださいね？
注）個人保護に関する関連法を持ち出すときは充分に読んでからを勧めます。

感情的に不愉快というだけで、充分民事訴訟に訴える理由になるぞ。
そもそも>>09さんは、そんなにまでして個人名含みで開示したいの？

http://www25.big.or.jp/~yabuki/2003/came-32.pdf
例えば横浜市の例では、アンケート結果開示を求める市民団体と、
「個人が特定される」等の理由で開示を拒否した市長側との争いだったが、
個人情報保護審査会は開示が適当と判断した。
が、大切なのは、その理由。
「開示しても回答者が特定される恐れはない」とある。
逆に言えば、「回答者が特定される開示」は有り得ないという事。

別の例(京都工芸大学)は・・・・
めんどくさいので個人情報保護審査会の結果の一部を貼ります。
(引用)
諮問庁は，懲戒審査委員会が実施したセクシュアル・ハラスメントに
関するアンケート調査は，全体に被害の内容，回答者個人の意見その
他の友人等個人的なかかわりがある場合には個人を特定できる情報及
び個人を識別できないがなお個人の権利利益を害する情報が含まれて
いるので開示できないと説明するが，いかなる個人識別情報により，
どのような利益が害されるのか明らかではない。
仮に個人識別情報が含まれているとしても，氏名部分等必要な箇所の
みを不開示とすれば充分であり，調査報告書全体を不開示とすること
は，例外規定であり厳格に解すべき法５条１号の解釈を誤ったもので
ある。
(引用終わり)

あと何が必要？

多数のご意見、有難うございました。
皆さんのご意見を読ませていただき、自分自身、まだまだ勉強不足ということがわかりました。
皆さんのご意見を勝手にまとめさせていただきますと、やはりアンケート記入者本人の同意を得ずに記入者が誰であるのかが、わかる形での開示には、問題があるということがわかりました。

後日談ですが、皆さんのご意見を参考に、理事会に対して第三者への開示反対を申し入れしました。
しかし、理事会はアンケート集計に恣意性がないことを立証するために、どうしても開示するとのこと。
結局、私が提出したアンケートは返却されてしまいました。
ただ、良かったことは、事後的ではありますが、本人の同意なく第三者への開示に反対の住民には提出済アンケートを返却しますとのアナウンスが理事会からあったこと。

それが影響してか、アンケートの回収率は50％にも満たず、アンケートの役割は果たさなかったようです。

意味のないアンケートになりましたね、個人情報も大切ですが
公共の利益を優先させるのが組合だと思うのですが。
記名部分を消してコピーしたものを、配布するわけでもなく期間限定で
備え付けて、希望者に開示して何が悪いのかと思います。

次回からは、アンケートを無記名にて開示する可能性があるとでも
注意書きに書いておけばいいのでしょう。
そして、開示を希望しないというチェック項目も加えれば円満な解決ですか？

アンケート集計に恣意性がないことを立証する方法として、回収部数を理事長、副理事長、管理員の３者で確認し、また、まとめた内容と原紙の照合を監事が確認するという体制で行うというご意見はすごく参考になりました。

>>09氏はその後どうした？

今回のアンケートについて、もうちょっとお話しさせてください。
本題とかけ離れてしまいますが、我慢してくださいね。
実は今回のアンケートには、根本的な問題があり、それが原因となり、新たな問題を発生させることになりました。
アンケートの質問事項は、大きくわけて3つの質問からなっていました。
①管理会社の変更　②自転車置場不足　③犬猫ペット飼育について総会で正式に否決されたにもかかわらず、総会決議に従わずに飼育を続けている住民1世帯への対応
どのマンションでもかかえているような問題です。
根本的な問題と言ったのは、理事会が何を目的としてアンケートを実施するのか（アンケート集計結果を何に利用するのか）、住民に一切説明せずに行われたことです。
アンケート回収率が50％に満たなかった理由の一つは、こんなところにもあったようです。
新たな問題といったのは、この50％にも満たなかったアンケート結果に基づき、理事会が常識では考えられないような決定を発表したことです。
昨日から、マンション住民の話題は、このことでもちきりです。
やや、込み入った話しなので、この続きは、また、明日にでも。

アンケートや投書などで組合にとって有益な意見が寄せられた場合、それを
もとに理事会がある決定を下すっていうのは、よくある話でしょうね。

「常識では考えられない」っていうところが気になりますね。
少数意見を尊重してしまった・・・ってことなのでしょうか。
３つの質問についてはすべて、理事会の独断で決定はできないと思うのですが。

あっちゃんさん、アンケートの回収率なんて、その程度と割り切ったほうがいいですよ。
最終決定は総会決議なのですから、アンケートはあくまでもその参考ですよね。
回収率が５割もあれば、傾向くらいは把握できるのでは？

そもそも、アンケートを何のために実施するのか、
実施結果の扱い、実施後の作業線表などについて、
理事会自体も事前にきちんと意思統一していましたか？

>>20さん
ご意見、有難うございます。
アンケートは、あくまでも傾向を把握するという位置づけで行うのが良いのかもしれませんね。
理事会の意思統一の点については、正直わかりません。
アンケートの実施目的を明らかにしないで実施したのは、ひょっとして意思統一ができていなかったのかもしれません。（あくまでも推測です）

今回のアンケート問題については、様々な事を考えさせられました。
質問者に意図はなくとも質問の仕方で、回答者の意見をある方向に誘導してしまうということを認識させられました。

今回のアンケートのテーマの一つに、管理会社の変更というものがありました。
管理費コスト削減から出てきたもので、理事会はこれまでに管理会社のコストを知るという名目で他の管理会社の説明会を開催するなどの対応をしてきており、今回のアンケートとなりました。
アンケートの最初の質問が、以下のとおりです。

Ｑ1　管理会社を○○○○株式会社から、他の管理会社に変更したいと思いますか？
　①○○○○株式会社で問題ない。
　②もっとサービス・料金が良くなるのであれば、管理会社を変更してもかまわない。
　③わからない。

アンケート結果は、どうだったと思いますか？
①に回答した人は1名のみで、ほとんどは、②に回答しました。
よって、組合員の多くは管理組合からの変更を望んでいるという結論に達しました。

これが、もし、
①もっとサービス・料金が良くなるのであれば、○○○○株式会社で問題ない。
②他の管理会社を変更してもかまわない。

あるいは、
①○○○○株式会社で問題ない。
②他の管理会社を変更してもかまわない。

といった質問であった場合、どのような回答をするでしょうか？
興味のあるところです。