皆さんのマンションでは、理事会の古い議事録はどうされていますか？
私のマンションでは１Ｆの掲示板に貼られるのですが、あまり大きくない為
次の掲示物が出ると順番に古い方からはずされて行きます。
その後はどうも処分されているようで、以前に決まった事は
覚えていない限り忘れてしまいます。
皆さんのマンションでもこうなのでしょうか？
ファイリングするとかして、いつでも見られるように
しておくのが普通のような気がしますが・・・。
[スレ作成日時]2005-08-16 15:37:00
自分のトコしか知りませんが、保管しています。
持っているのは、理事長です。
その他、設計図書とか、保管しておいた方が良い気がしますね。
議事録は保管しないといけないのではないでしょうか。
私のところでは管理人室の棚に保管してあります。もちろん組合員は自由にみる権利があります。
普通、議事録ってのは掲示するために作るものではない。
保存しないでどーする？ と思うのですが。
掲示スペースが無くなったら古い順に処分、ってんじゃ議事録作る意味ないでしょう。
設計図書しかり。引渡書類や管理組合の記録を処分するという発想からして謎。
皆様ご回答ありがとうございます。
最初の質問で誤解をまねくような表現をしてしまいましたので少し補足します。
掲示板に貼り出されている議事録はコピーです。
原紙の方は処分されることはないはずで、たぶん理事長の方でファイリングされていると思います。
一般の組合員向けとして、掲示板からはずされたものをファイリングしていない為、
掲示物の内容を忘れたらどうしようもない状態です。
以前はご回答の中にもありましたように管理室の横に閲覧自由のファイルを置いていたらしいのですが、
無断で持ち出してしばらく行方不明になる・何枚か抜き取られる などが起こったため
廃止されたようです。
いい案がありましたら教えていただけないでしょうか。
管理人さんはいらっしゃるんですよね？
持ち出し自由ではなく，管理人さんの監視下管理人室でみれるようにすればいいだけの
話ではないでしょうか。。
管理人がいなくても、組合員はいつでも閲覧できるようにしておくのが理想的。
ていうか、最初はそうしていたのにしなくなったのは、紛れもなくマンション内部の問題でしょう。
第三者の意見を求めるより内部のモラル向上が必要、という事では？
管理人がいなくても、組合員はいつでも閲覧できるようにしておくというのは，外部の
人間も見ることができるということではないのでしょうか。
紛失や改ざんに備えた方が良いでしょうね。
議事録ぐらいなら、原本を理事長管理にすれば OK でしょうが、
設計図書のような保管スペース大なモノは、どうすれば良いのでしょうか。
スレ主さん、ちなみに何世帯くらいのマンションなのですか？
うちのマンションでは、集会室の納戸に図面とファイルを保管してますが、
そういう場所のないマンションでは理事長さんの自宅になるんでしょうか。
紛失しそうな気もしますね。
うちのマンションはもちろん閲覧も出来ますが
各部屋に配られますよ。
提案してはどうですか？
議事録は原本の他に電子化して別々に保管する。
さらに電子化の際にはミラーリングなどデータ保全をしておく。
組合員にＩＤとパスワードを発行してネットでも閲覧できるようにする。
設計図書も同様に保管、公開する。
議事録に関してはパソコンを持たない人のために希望者には配布する。
これでどうでしょう？
皆様いろいろなご意見ありがとうございます。
①私のところでは管理人さんは１０時から１６時までが勤務時間になっています。
管理人室に置いてはどうかというご意見がありましたが、
一人暮らしの会社員である私は管理人さんを見ること自体がほとんどありませんので
管理人室に置く方法は少し難しいです。
②以前置いてあったファイルが行方不明になったり抜き取られるというのは
確かに内部の問題で情けない話なのですが、１００世帯ほどありますので
なかなか徹底されないのが実情です。
③各部屋にも配られているというご意見もありましたので、
一度管理会社にも相談してみようと思います。
皆様ありがとうございました。
「組合員にＩＤとパスワードを発行してネットでも閲覧できるようにする」というご意見がありましたが、
管理会社のホームページ？から見られるサービスがあるのでしょうか？
それはそういうサービスを提供している管理会社じゃないと見られないのでしょうか？
sageてちゃ誰も返事しないよ。
ってことでage。
管理会社ってわけでもなく、住人が独自でたちあげているのもあるし、プロバイダーでやってるところもあったかな。
USENがやってたとおもった。
マンションコムネットというプロバイダーではないようだがマンション用のホームページを提供しているサイトがある。
半年ほど前だが、マンションに住む友人から規約などの文書をダウンロードできる話を聞いた。
さっきキーワード検索したらヒットしたので今もやっていると思われる。
みなさんのところでは、理事会開催後、何日後に議事録は公開されていますか？
うちのマンションの場合は議事録は理議会開催後２週間ほどしてから各戸に配布される。
３年前に役員だったので知っているが、管理会社から議事録草案が出され、
出席役員が順番に内容確認と捺印をするので、どうしてもそれくらいはかかる。
東京都江戸川区中央１-1246 |
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4300万円台～5800万円台 |
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1LDK+2S（納戸）・2LDK+S（納戸） |
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61.99m2・71.23m2 |
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総戸数 49戸 |
東京都足立区足立２-1192-1他2筆 |
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4598万円～5198万円 |
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1LDK+2S（納戸）・3LDK |
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63.54m2～64.08m2 |
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総戸数 50戸 |
