総会出欠書面未提出者への催促について

うちは、とりあえず、回覧板で、催促します。
それでも、提出されないようでしたら、役員から電話をします。

ちなみに、そのためだけに、回覧板を回すわけではありません。

外部オーナーへは、どういう対応をしているかは、知りません。

>>04
うちは、回覧板は到着した日付を書くようになってから、
回ってくるのが早くなりました。

ご回答下さった皆さまありがとうございます。
追加質問で恐縮ですが、総会出欠票の提出先は（１）管理員か（２）管理会社か（３）管理組合か
また、（１）もしくは（２）の場合、締切日の段階で管理会社から管理組合への回収状況の報告や助言はありますか。報告や助言があれば誰が誰にどのような方法で行っているかを教えて下さい。

02=04ですが・・
今期は、(1)か(2)宛のポスト又はフロント受付へ。
回収状況は日々の報告が期待できないので、02のとおり張り出し方式です。
期限日終了後に管理会社から回収数を報告してもらうことになっており、その時点で追加の回収促進策を理事会で練ることになっています。
昨年までは管理会社の担当に全てお任せだったのですが、その担当が複数の物件を持つようになってから理事会支援活動が期待できなくなり、今期は理事会主導で総会対策を進めています。
助言は、外部のマン管士（ご本人も大規模ＭＳの理事長経験有り）から理事会へ色々な提案や経験知識を提供頂いてます。

築ひとケタ年の理事長です。
先日の理事会では、重要な規約改定があったにもかかわらず、
書面の提出状況が悪く、可決どころか総会の成立自体が危ぶまれたため、
前日の夜に、私が未提出の全住戸に直接出向いて回りました。

その結果、未提出住戸で在宅だった住戸からは、提出してもらえました。
多分次回は、きちんと提出してもらえると期待してます。

レスを下さった皆さまありがとうございます。
もうひとつ教えて下さい。外部オーナーが存在するマンションにおいて回収業務には正確な区分所有者リストが不可欠かと存じます。皆さんのマンションでは管理組合理事長（もしくは役員）が区分所有者リストの閲覧をすることは可能ですか。可能だとすればどのように保管、データの更新を行っていますか。管理会社はリストの提出を快諾していますか。ちなみに当マンションでは管理室にも正確なリストがありません。理事長ですら誰が居住をしているのかを知る状況にありません。

>>9
非常に不思議な質問なのですが。。。
日常業務として、組合員の変更・転居などの事務を管理会社に行わせていたと
しても、組合員名簿の管理は管理組合の業務だと思いますが。
管理会社が名簿を持っていたとしても、提出、閲覧を拒むことはありえないでしょう。
通常は組合で、重要物として管理室に保管場所を決めるか、
理事引継ぎの際に名簿ごと引き継ぐかしていると思います。

>>組合員名簿の管理は管理組合の業務だと思いますが。
ごもっともなのですが、当管理組合ではそれがなされていないのです。
管理組合及び理事会が機能していない状態ゆえ、発足以来今まで（役員の）誰も「組合員名簿」について提出を求めてこなかったのが現状です。管理室（管理員）ですら最新の居住者名簿（及び区分所有者名簿）を管理会社より預かってはいません。

>>11さん
うちも管理組合が名簿は持っていません。
基本、管理会社しか使うことがないからです。役員が必要な際には個別に氏名などを聞きます。
管理員も名簿という形では見ることはありません。
情報の更新も、入退去や売買の連絡を受ける管理会社が行っています。

12です。
うちのＭＳは、総合委託です。
管理会社のお仕事は、管理組合の業務全般の代行です。
一応、管理組合専用の書庫などもありますが、実際には管理会社が管理組合所有資料として管理組合の代りに保管しています。

>>１０さん
理事長が管理会社へ区分所有者リストの提出を求めた結果「個人情報の漏えいを拒む区分所有者も存在する。勝手には提出できない」と拒否されたとのこと。
法務局へ出向けば誰でも入手可能な情報ですが。

>>14さん
組合の加入や入居時の書類は、たいてい「管理組合又は理事長宛て」ですよね？
提出っていうか、組合へ返却だと思いますが(^^ゝ

ただ理事といえども、それらの名簿を自由にコピーや持ち出しするのは避けたほうが賢明かも。

10です。
15さんが言うように「返却」ですね。一般的な管理会社の業務委託契約であれば、
区分所有者・入居者の名簿の整備は委託業務になっているはずです。
法務局へ出向けば入手可能な情報ですが、個人情報にはあたります。
管理会社との委託契約に基づくものであれば、管理組合に渡すことは「情報漏えい」
ではありません。
管理会社は個人情報保護法の適用を受けている会社だと思いますので、
あまり変な対応であれば、その会社のコンプライアンス担当や、個人情報管理の
責任者も含めて話した方がいいのかもしれません。

１４さん、１５さんご意見及びご指導をありがとうございます。
確かに「提出」ではなく「返却」ですね。
管理規約、管理委託契約を熟読するにつけ、管理会社の言うところに矛盾を感じます。
ただし当規約には「名簿」と明言をしている訳ではないのですが。

居住者リスト（名簿）の収集や保管は大きな課題だと思いますが、
総会の時に郵送物が届かないとか普段見ない場所に送られるとか、記録された連絡先に電話しても繋がらないとか多いですね。
私のＭＳの特性なのか非居住者オーナーも多く、第三者利用も増えてきました。
総会対策の第一歩としては、連絡先の管理（名簿）の精度上げるシステムも肝心ですね。
なにしろ議決を確保しないと理事会の１年間の苦労が報われませんから・・・

都心マンションで連続で理事をしてますが、委任状も出欠票も出さない人は結果的に議案に
反対ということになります。
（無回答→賛成ではない→総会では反対の扱い）

特別決議の3/4の議案であれば、仮に100世帯のマンションで未提出が26件（26％）あれば
総会出席者が全員賛成しても、結果的には否決になります。笑い話のようですがありそうな話です。

うちのマンション（50戸）も、10件の未提出でその他は委任状としても
総会に20名出席して、17名が賛成3名が反対の議案では、総会としては否決という結果になります。
　→　未提出（結果的に反対と同様）20％　+　反対6％　＝26％となりますから・・）
出席者の賛成多数なのにおかしな話ですが、区分所有法ではこのようになります。
だから裏では、いつも管理会社の担当者は冷や冷やして電話しまくっています。

議案に反対だが都合が悪くて出席出来ないという場合、
何も出さずにサボる以外、選択肢がない場合が多いんだよ。
管理組合によっては、書面による議決権行使を認めているケースもあるけど、
そういうシステムじゃない場合、委任状というのは自動的に賛成票になっちゃうからね。
都合で欠席せざるを得ない人が反対の場合、やむを得ず何も出さない以外に
意思表示の方法がないんだよ。

そうかなあ。
自分のマンションで理事から毎年言われるのは「委任状を出してくれ」
いつもこれなんだが。
「賛否の議決権行使書を出してくれ」なんて言われたことないな。
つまり欠席する奴は白紙委任＝賛成しろってこと。
自分のマンションだけかどうか知らんが、これはけしからん。
理事は中立であるべき立場をわきまえて欲しいものだ。

理事は中立というのは間違いでしょう。
総会にしろ、臨時総会にしろ提案（議案）を作るのは理事会だから、理事の多数は議案に賛成と言うことになります。
一次取得者で、総会は話し合いの場であると勘違いしている人が多数いますが
仕組み的には、提案された議案を審議、可決する場です。

定期総会に組合員から出た意見は、理事会で審議して議案化されて次の総会でないと
可決できない仕組みになっています。
やる気のある理事会なら重要なことはすぐに審議して議案を作り、短期間で臨時総会を開催しますが、輪番制などの素人理事ばかりだと来年の定期総会まで待ちますから、」
総会の意見が反映されるのは最低1年後となります。（管理規約改正、設備の変更など・・）

＞議案に反対だが都合が悪くて出席出来ないという場合、何も出さずにサボる以外、選択肢がない場合が多いんだよ。

それは、理事会に委任するからでしょう。
議案に反対のご近所の組合員に、委任すれば反対の意見を反映できます。
総会の出欠票さえ提出しないのは、怠慢か無関心という場合がほとんどです。
どうしても反対なら、年に何回もある総会ではないのですから、出席するべき。
うちのマンションでも、総会では借りてきた猫のようにおとなしいのに、
井戸端会議では、不満たらたら、大きなことを言う組合員もいますよ。

>>20-24
そのあたりは、個々のマンションで状況が違うと思います。
>>23の
＞仕組み的には、提案された議案を審議、可決する場です。
の意見には賛成だけど、実際には理事会が自分達の興味ある案件で
話を進めてしまい、総会で議論白熱なんてことはよくあると思いますが。
（議案とするのにある程度形が必要なのは事実ではありますが、その形
を作るまでにどれだけの住民の意見を汲み取ったかは？というケースです）
組合員、理事会双方のコミュニケーションに問題があるのは事実ですが。

＞25
管理組合の投書箱はないの？

書面でしっかり投書して、次回の理事会で取り上げられずに議事録になかったら文句を言う、
自分でアドバイザーとして理事会に参加するというのが、1番意見の反映には早道ですよ。
特に輪番制の、素人理事なんて問題意識が薄いので、何を取り上げていいのかわからない
おまけに、近所づきあいもなければ住民の意見なんて採り上げることも不可能だから
個人の趣味に走った議案を作るんだと思いますよ。

マンション暮らし10数年だが、自分のマンションにも確かに
「代理人を指名した委任状」というのは制度上は存在する。
でもそれが行使されたのを見たことはないな。
自分のマンションで過去10数年行使された大量の委任状はすべて理事長委任。
当該の議案に誰が賛成で誰が反対かを、事前に知る方法はないに等しいし。
かなり親しい人に対してでも、よほどじゃない限り、
「あなたはこの議案に賛成ですか？反対ですか？
反対なら委任したいのですが」
というのはためらわれる。
親しい組合員というのも、元を正せば子供つながりのような場合が多く、
委任状依頼のようなリスクを冒したくないと考えるのが普通の感覚だろう。

「代理人を指定した委任状」は、いわゆる賃借人や奥様を含む同居人などで使われるのではないかと・。
総会は原則「組合員」のみですが、管理規約や決議事項の中には住んでる居住者に関係することも多いですし。

うちの実例では、親名義の居室だが実際にはお子が住んでるケースでありました。

>>26
それは理事会から見たら理想の住人に近いのでは？
日頃から問題意識があって、「自分が理事になったら是非これを！」
という意気込みのある人もいますから。

この問題は、最近裁判があったみたいですよ

総会に出席か欠席かの他に、うちのマンションでは、
欠席の場合は、
理事長に委任
議案に賛成
議案に反対
この3つの選択肢がありますよ。

>26
うちのマンションの場合、要望や提案などは
管理組合のポストに入れることになっています。
提出してから、数ヶ月経っても何の音沙汰がなかったので、
やる気ないのかなと・・・ところがある日、何の話し合いもなく
提案した内容（提案した以上の大掛かりなことにって）が
実施されることになり・・・総会の決議（住民との話し合いもなかった）も
なく実施してよいのかとあわてて理事長宅へ言いに行きました。
でも、すごく嫌な顔されて「もう、決まったことですから！！」って。
けど・・・定期総会で出席者の誰一人（費用が１００万以上かかった工事）について
言及どころか何の意見も出なかったことにもっとショックを受けました。
ちなみに、うちのマンションには議決権行使書をつけるようにしたら
返却率がグッとアップしました。

>>25
>>26
最初の頃は、話し合うこともたいしてないですが、
入居10年も過ぎれば、問題はたくさん出てきますから、
理事の興味だけで、議案が決まるなんてことはありませんよ。
少なくともうちのマンションの場合ですが。

近所づきあいのない人が理事になっても、マンションの問題なんてわかりませんよ
ましてやサラリーマンや共稼ぎあんら昼間いないから尚更わかりませんよ。
問題の優先順位を付けるところを間違って、管理会社の言いなりというのが多いのでしょう。