総会議案に記載すべきこと

輪番制を例に出していますが、
結局は規約あるいは細則として制定しないと、それは運用に足りません。
つまり規約(案)を総会に提出して、決議を取ることになります。
ウチのマンションはそういったやり方をしています。

>ウチのMSの議案が大雑把すぎるように感じています。

たぶんに私的な意見になりますが、ひとによってとらえ方がそれぞれなので一概には言えないとおもいます。
もしあなたが不足とおもわれるなら、具体的にどの部分について説明がほしいのか理事会に質疑してあげるとよいのではないでしょうか。
理事も素人なので案外、協議に参加した当事者にしかわからないような文面になっていることは多々あることです。（きっと今の理事さんたちはそういうことを文書にするのが不得手なのでしょう。）

ただし最初から「こういう風に詳細に説明すべき」みたいな意見は理事たちの反感を買うので、「いかがでしょうか」とか「ご検討ください」とかみたいな感じで伺うのがいいのではないでしょうか。
「もの足りない部分を理事に押し付けるのではなく住民みんなで補っていく」という考え方が理解されればクレーマー扱いではなく、オブザーバー的な意見として取り扱われるとおもいますがいかがでしょう。

（あまり参考にならないレスですみません。）

理事会の成熟度、住民の関心、これまでの説明会など、諸々によって変わるので、これといった基準はないと思います。私の場合、総会で１０分で話す内容を、議案書にしたら、書き直しや校正を含めて３時間はかかります。

その他に簡素な議案になる例をあげると、
あまり詳しく記載してしまうと、「総論賛成、各論反対の場合は？」みたいになってしまい、話がまとまらない。
方向性として承認を諮り、詳細は追って詰めていく。
長いとだれも読まないので、要点だけを最低限記載している（詳しい説明は総会にて）。
既に、合意形成がなされている。

私は、上程に至った背景や説明をすべて上程議案書に記載しては、議案書が膨大になりすぎると思います。ですから、上程議案書の議案説明は論点の説明で十分だと思います。それは、議案の詳細は「総会で」きちんと説明・討議されるべきものです。つまり、総会で「そんな話が審議されるとは知らなかった」とならないためにあるのです。長い文章を書いても、総会で膝をついて話し合わないと何も伝わらないと思います。

それを、総会に出席参加できない人のための議決権行使書制度があるために、あたかも上程議案書ですべてを網羅しなければならないように誤解をしている方が多いと思います。

（この文章だって、顔を合わせて相手の反応を見ながら喋れば５分とかからずにもっと多くを伝えられるのに、書いていると３０分以上かかってるし.....。）

追伸：輪番の件は、たとえ規約や細則で定められてなくても、違反でない限りは運用しないと、理事会自体が破綻してしまいます。
この上程議案は議論の余地はないと解釈してもいいと思います。
実施要領について意見があるのなら、総会で意見としてあげればよいです。

01です。皆様のご意見ありがとうございます。やはりMSごと、そのときの理事会によって違うということでしょうか。。。

私の感覚としては、02さんの感覚に近いものがあります。例として輪番制を上げたのは、比較的多くのマンションで議案として挙げられるものと思ってです。ウチのMSの輪番制ですが、前回の総会で、上述の通り「輪番制を承認する」ことが議案として上程され、資料として年度ごとの割り振りを記載した輪番表が添付されました。

>>03さん、04さん
クレーマーにはなりたくないのですが、議案に記載以上の説明は理事会側からはないため、質疑応答の部分で、時間的制限もありますが参加者が説明を求めました。輪番の取り扱いについての質問が多かったのですが、結局は理事長より「提出した輪番表は決議事項じゃないし、臨機応変に」と説明され承認されました。でも、今年の理事承認議案は「輪番表に基づいて、〜なりました」となります。

理事の方々にも、他の人がやらないことをやってあげているというある種の優越感があるのは否めず、これまでの背景や詳細は説明する必要がない、あるいは今後理事会が決めればいいことと考えているのかもしれません。

個人的には議案の中に「誰が何をするのか？」という部分は入れて欲しいなぁと思うのです。

>>05

あなたのマンション理事会が提案している、輪番制のどの部分が、どういう風に問題で、
どういうことが懸念されるかを説明するのは、あなたの方に、説明責任があるのであって、
理事会が、あなたが理解しやすいように、懇切丁寧に議案文をつくることまで要求するのは、
あなたの甘えです。

何が問題点や不明点があれば、あなたから質問すべきです。
総会議案なら、総会前に議案書があなたの手元にくるのだから、総会前に、質問書を提出すればいい。

うちのマンションでは意識の高い住民の方からは、総会前に質問状が来ますよ。理事会としても
問題点を事前に教えてもらえると、議案事項の運用方法とかを適切に修正できるし、役立っています。

04です。

1.意見を聞く（意見が出る）
2.方向性を決める
3.詳細、運用方法を決める
4.実施する

大まかに分けると以上の４段階があると思う。
これを内容や総会時期（もしくは臨時を開くか）によって進め方が変わる。

定期総会が迫っていたら、とりあえず2.を上程しないと、役員交代でうやむやになる。
輪番の例でスレ主は、1.2.3.を詳細設計したうえで、総会に懸けるべきだと考えている。
私は、1.2で総会を開き、3.4.は方向が決まった上で取りかかった方が良いと考えている。（先に詳細を詰めると、良案ではなく詳細案が上程議案として採用される恐れがあるため）
輪番の件では、役員がいないと組合自体が成り立たないので、1.2.(3).4で実施し、総会で事後承認というのもありだと思ってます。

同じコメントの繰返しかもしれませんが、議案の内容によって違うと思います。

「高額な支出」や「大幅な規約改正」がある場合は
1)改善内容の概要（概算金額）を提示して、組合・理事会として継続検討をすすめるか決議
　長期に検討することを前提に方向性を組合員に問う。アンケートで済ます場合もありますが、
　丁寧なのはこっち。

2)詳細仕様確定後に決議
　1)が予算承認なら、これが実施承認にあたる。
　1)の承認後、同総会上で「詳細については、理事会に一任」といった決議まで取り付ければ
　不用ですが...

また、理事会のスタイルによるところもあるのでは？
1)＋詳細理事会に一任　は非理事の参加可のオープンな理事会であれば難しくないですね。
密室っぽい場合は、2)のステップをふむ方が妥当なのでは？

私見としては、総会は「議論する場」ではないと思っています。あくまでも「議論してきた
ことについて賛否を確認する場」だと思っています。よって、理事会の議事録などで検討の
プロセスを開示することも大事ではないかと思っています。

輪番制はおいといて。
＞０９さんの仰るとおり
総会は、議案に対する賛否を決する場なので
議案書には「承認を求める事項」として、『賛否を問う事柄』を端的に書いてます。

賛否を問うからには『判断材料』がいるので「参考資料」を別添してます。
総会で説明すべき内容は網羅します。
　・議案に関するもろもろの資料類
　・上程するに至ったまでのプロセス・手続き

総会は審議する場でもありますが、少なくとも事前に伝えた情報は理解し、
各自で意見なりを持った上で審議していただく（賛否を決定していただく）場で、
一から説明したり、話し合いをしたりする場ではないと思います。
書面による議決権行使の方もいますし。

３期目理事長やっています。

多少話しがそれますが
我がＭＳも輪番制導入に向けて調整中です。
事前アンケートの結果、基本的に導入反対意見は無く
最終的に、総会議案として載せる予定です。
免除項目も詳細に取り決める案もありましたが
ケースバイケースが多々あると思われるので
免除判断に関しては、理事会に一任する予定です。
なので、議案書には詳細に関して省く予定でいます。

スレ主さんの様に、疑問点があるのであれば総会前に質問状を出し
総会内で回答を求めれば良いのではないでしょうか？

又、理事に立候補し総会議案書の取り決めなどを決めるのも一つの方法ではないでしょうか？

>>4
非常に同意

4さんは、理事経験者でありご苦労経験もあるようにお見受けしました。
熱が入る議案ほど、長文になりがちですが、完結に重要ポイントのみを記載するのが
総会を流会させない秘訣だと思います。
高額な費用が発生する物に関しては、事前の説明会や資料は配布は必要になるとは思いますが・・

スレ主さんのように疑問に思いの方は、是非総会で質疑して欲しいと思います。
その為の、組合員出席可能な会なのですから！
総会をスムーズに進める為に、質問事項は事前に提出すると
時間の節約と、回答準備も出来ると思います。

論点は「議案」に簡潔に。
　詳細は「説明資料」で丁寧に。

　これを混同すると、「冗長な議案文」にして「不十分な詳細説明」と、
　中途半端なものになると思う。

コメントが遅くなりました、01です。

まず「問題があれば説明を求めればいい」「運用の詳細を議案とするのは大変」というご意見に関して。お忙しい中理事をされていることも理解できますし、実際に最初の運用は理事が試行錯誤して、良案を作成したいという考えも理解できます。

誤解のないように書かせていただくと、>>05で、>>02さんの意見に近いものがあると書いたのは、
「運用に足りるのか？」という視点からです。理事の方々が試行錯誤して今後良案を決めてくれる・・・と考えるのは性善説で、性悪説の見方をすれば、理事はこの部分はグレーにして自分たちの好き勝手にしたいのだろうとなります。また、何期にも渡って継続的に行われるような事柄であれば、その時の理事会によって、運用や判断が変わることもあります。

「問題点、不明点があれば質問して欲しい」というご意見がありますが、私は総会で質問している立場です。総会議案が上程されれば、それを読み、管理規約で準拠規約を確認し、必要であれば法律、判例、他のマンションでの状況を調べて、読み込むことからスタートです。さらに、総会で簡潔に回答いただくための効率的な質問を準備し質問するようにしています。他の質問者も、「規約に〜と記載があるが、どうなのか？」と、下調べされているであろう方も多いです。

質問状の事前提出ですが、これは使い分けですね。。。回答を事前に準備していただきたくない質問もありますし。
また、質問状を含め、総会での質疑応答は「議案」ではなく、「資料」の部分に当たるのではないでしょうか。
「議案」＝賛否を問う事。承認を受ける事柄。あらかじめ通知が必要。
「資料」＝背景、根拠、理由、詳細などを説明する。参考となるべきもの。総会直前まで変更可能、当然総会での説明も可。

金額の多寡とか実務的な面もありますが、どちらかというと管理規約と比較してどうなのかという面も見ています。

スレ主は、ご自分の事も客観的に性善説と性悪説に見立てて考えたことはおありかな？

＞総会議案が上程されれば、それを読み、管理規約で準拠規約を確認し、
＞必要であれば法律、判例、他のマンションでの状況を調べて、
＞読み込むことからスタートです
スレ主はその努力を「上程された議案書」に対してではなく「これから作成する議案書」に向けようとは思わないのかな？

あなたの言う通り、あなたが作った方が、いい議案書ができると思うよ。

上程された議案の趣旨（内容そのもの）より、
議案や理事会運営が法令規約に抵触しているかどうかをチェックしているという感じでしょうか。

>>07=15さん
>現理事や他の組合員の方も、マンション管理に意識が高い方が多いのでしょうか？
正直、多くはないと思っています。総会への出席率もそれ程高くはありません。
総会に出席され質問する方は、それぞれ意見があったり、下調べしているなと思わせる
質問が多いです。ただ、質問に対して理事が回答せず、管理会社の担当者が説明する
場面も多く、気になっています。

>「議案の主旨がマンションに必要なことなら、より正しい方向へ進むよう提案を！」
同意です。特定の議案に反対で、議案をつぶすために重箱の隅をつつきたいわけではありません。

>↑これでは、総会当日に理事会を凹ませたいだけで、けっしてマンション全体のために良いとは思いません。
>何か管理組合にとってメリットあるでしょうか？
「回答を事前に準備できない質問」＝「管理組合にメリットがない」ですか？
このスレの中で、議案を詳細にしない理由、多くの資料を添付しない理由は、準備する量が膨大、各論部分で意見が違う、口頭で説明した方がよいといったものでした。基本的に理事会が議案について調べ、論議した結果の議案が上程されているという認識です。ウチの理事会もそうだと思いたいので、それを確認するための質問をします。なので、議案提出後に取ってつけた説明を準備されても、管理組合のためにはなりません。

>>16さん
>スレ主はその努力を「上程された議案書」に対してではなく「これから作成する議案書」に向けようとは思わないのかな？
他の方も自分が提案する立場になることを勧める方がいらっしゃいますね。
私見ですが、議案の作成は、提案・改善を行いたいと思った人が行うのが一番良いと思います。マンション内には、さまざまな経験をもった方がいるはずなので、、それぞれの方が得意とする分野で理事会活動を行っていただき、期を重ねて行くにつれ、多方面から改善がなされていく…というのが私の考える理想です（なので、輪番制は総論レベルでは賛成なのです）。

このスレの話題からは外れますが、ウチのマンションは監査報告書も数行程度という状態なので、そのうちに役員の仕事をするのであれば、監事になって手を入れたいと考えています。

なんか、相手の資料は開示しろ、こっちの資料は開示しない。で、腹の探り合いみたいな話になってきましたね。資料も経緯も、理事会なり委員会を傍聴していれば全て手に入ってたでしょうに。

理事会崩壊にならないように気をつけて下さいね。

事前質問について一言。
事前に質問書が届いていれば、その部分を重点的に説明したり、配布用の資料を準備したり出来ます。
また、見落している点があれば、臨時理事会等を開いたり、話を詰めたり、ギリギリまで作業できます。

突発的な質問も可能な限り回答しますが、正確な数値が手元になかったり、そもそもどこかへの問い合わせが必要だったり、閲覧用の資料が無い場合もある事をご了解下さい。
また、（余程ひどい議案でない限りは）相手がその気なら突発質問を回避して議事進行する方法はいくらでもあります。

しかし、正式に書面で出された質問からは逃げられません。
うまく逃げられて不完全燃焼にならないように気をつけて下さい。

>理事会なり委員会を傍聴していれば

うちは傍聴できません。


＞正式に書面で出された質問からは逃げられません。

　理事会の中の何人かに都合の悪いと思われる質問は、今までに二度無視されました。無視されな
かった質問の説明は何の添付資料もなく言い訳のような説明でした。このことから思うにNO.21さん
とその理事会は誠実な人達だと推測されてうらやましいです。

以上からNO.01さんの

＞回答を事前に準備していただきたくない質問もありますし。

という意見がわかる気がします。
今度は理事会役員に立候補するつもりです。ただこれも例えば監事や理事長をやりたくても、役割
は理事会役員の中で決めるのでなれるかどうかはわかりません。残った前理事達が気心の知れた者
を監事や副理事長、理事長にしているのでこれもどうかと思っています。

＞理事会の中の何人かに都合の悪いと思われる質問は、今までに二度無視されました。
総会で質問書に対する回答は求めなかったんですか？

私も議案書に関して事前に記名で質問状を提出

議長は、総会議案の流れに沿って、質問事項があった事と回答を頂きました。

回答が無ければ、議案毎に質問する予定でした。

匿名にすると、流されてしまう事があるので記名にしました。

事前に質問状を提出する事によって、十分な内容の回答を頂き納得する事も出来ました。

＞総会で質問書に対する回答は求めなかったんですか？

総会では求めませんでした。総会でやったら理事全員をやり玉にあげることになりかねなかったの
でやりませんでした。後で説明担当の理事に聞いたら「議事録を読んでください。」の一点張りで
した。正直言って自分でも情けないのですが、１５０人以上の人前に出て話すのにしりごみしてし
まったのも総会で言えなかった理由の一つでした。

>>19さん
＞「議論の相手になるほど理事会のパワーはなかった！」
その通りです。議案の質疑応答からも管理会社主導であることはよくわかりました。議論の相手は今のところ管理会社でしょうね。事前に質問書を出さないメリットでもありました。

>老婆心ながら、ますます理事会の非常に限られたパワーを消耗し、
>翌期の理事会が成立しないように思えるのですが。
それは大丈夫です（笑）。輪番制は前回の総会の議案でしたが、総会開始時に出席者数、委任状の数から、承認されることはわかっていた議案でした。また、質疑応答でこれまで管理会社が行なってきたことの追認の議案であることもわかりましたし。。。
懸念するとすれば、「理事会の意欲を上げる」方向の話は何一つ出てこなかったということでしょうね。

>>21さん
>資料も経緯も、理事会なり委員会を傍聴していれば全て手に入ってたでしょうに。
結局はこうなってしまうのですよね。まだ理事会傍聴でわかればいい方なんでしょうけど。

>>22さんも書かれていますが、そもそも理事会等傍聴を認めていないところもある。当マンションもそうです。また、理事会の議事録を見ても、1，2行程度の記載しかない、議事録ではなくアジェンダレベルの内容だったりするわけです。

元々「総会議案に記載すべきこと」のタイトルではじめさせていただきましたが、どうも話は
「個々の質問者の納得感」に行きがちですね。それはそれで問題だと思っています。

＞元々「総会議案に記載すべきこと」のタイトルで
＞はじめさせていただきましたが、どうも話は
＞「個々の質問者の納得感」に行きがちですね。
＞それはそれで問題だと思っています。
総会議案に記載「すべき」ことは、採決をとる必要最低限の簡潔な１文です。最低ラインは、驚くほどシンプルなものでしょう。

しかし、通常は議案作成者の裁量で説明文を肉付けされて上程議案となります。01も法的な最低ラインはクリアしているものの、納得感の最低ラインをクリアしていないのだと思います。

どの程度肉付けするかの匙加減は「区分所有者の納得感」を念頭に入れて書き込むので、「納得感」が引き合いに出てくるのは、それほどおかしくはないでしょう。

すみません補足です。
「納得感」を得るためにどの程度肉付けするかは「可決の難易度」により左右されます。
可決間違いなしの議案は、簡素になりがち。難しい議案は、書き込みにも熱が入ります。言葉尻一つで賛否の分かれ道になる場合もありますからね。

また、信じられないような話ですが、一生懸命分かりやすく書き込んだために、「議案読むヒマがないから無回答」とか「話が長いから×」とか「で、結局なんなの？」言う人も実際にはいますし、熱弁（熱筆？）を振るったためにみなさん「ドン引き...」という事もあります。
ＰＴＡ会長さんが熱弁する程に、みんなが距離を置くのに似てますね（ＰＴＡ会長さん失礼！）

ですから、全体としての納得感を優先したために、一部の反感を買ってしまうことは多かれ少なかれあると思います。

お久しぶりです。当マンションの総会がありました。
結果論としては、理事会と管理会社の突っ走りぶりがよくわかりました。
簡単に言えば、議案にも書かれていない、説明もしていない「ルール」ができたと
理事会が考えていたことです（理事の暴走ネタかもしれませんね）。

今期の総会では全く別の、理事会からの提案の議案がありましたが、
そちらは質問が集中した上で、採決そのものを止めることに(^^;;;。

どちらも、皆さん総論賛成なのですが、プロセスに問題があるという認識です。

ちょっとスレ違いかもしれませんが・・・

区分所有法１７条、１８条は共用部分の変更、共用部分の管理について述べられていますが、
これは管理規約の共用部の変更、管理行為の基となっている条文と思います。
そこで１７条の変更行為はさておき、１８条の管理行為についてご意見をお聞かせ下さい。

共用部分の変更行為と保存行為を除いた管理行為は全て、総会の普通決議に計り承認を得なければならないようです。
（１）この管理行為は工事の大小、金額の高低額に関わらず議案化して普通決議で承認を得なければならないのか？。（２）個々の工事の議案化をしないで予算案に工事項目と金額をのせて、そこで工事説明をして予算案の承認とを兼ねての工事承認をしてもいいものか？
（自分としては金額の大小にかかわらず個々の工事項目ごとに議案化して承認を受けるのと、同時に予算案にも工事項目と金額を乗せておくのがいいと思います・・・議案数が多くなり煩雑に成るとは思いますが・・）みなさんの総会での管理行為の工事議案についての参考ご意見をいただけれ・・・

３１です
具体的には修繕費を使っての共用部の工事です。
駐輪場の修理５０万円、建物修繕３００万
ポンプ交換修繕費１５０万などです。

総会で工事の必要性や工事仕様など説明する個々の議案書は
必要だと思いますが・・

３１です

３３さん有り難う御座います。

＞その項目と金額が、ただの予算計上なのか、実行計画込みの承認決議なのかによっても異なるでし　ょう

まさに３３さんの言われるような「ただの予算計上なのか、実行計画込みの承認決議なのか・・」　この点が自分が知りたかった事でした。

実は恥ずかしいことですが、当マンションはノー天気管理組合で管理会社にほとんど依存しています。役員は全員が１年交代です。管理会社の言われるままに１年間何事もなく過ぎて役員が終わればそれでいいとの考えです。管理会社は長期修繕計画や保守業者の情報を根拠に理事会に対して見積書を提出してきます。理事会では設備保守や工事関係は解らない、自分たちでは責任はもてないとの理由で、管理会社の言われるまま予算案に計上して総会の承認を得ています。

今回の総会の資料にも４００万の修繕工事が予算案に計上されてます。自分の考えでは来年度に実施する必要があるのか疑問に思い、管理会社と理事の両方に確認しましたら全く協議検討されてない状態でした。どうも管理会社は総会でこの件が問われた時は予算計上しただけと逃げて、何事もなく総会承認をえられれば、実行計画込みの承認として工事実施を時期理事会に迫るものと思われます。
そんな管理会社の管理テクニックを感じますね。ｗ

今総会では３１でも書きました区分所有法の１８条の共用部の管理行為はすべて総会の普通決議で承認を得る、即ち個々の議案の承認をえること。予算計上の意味合いのものは時期理事会に申継ぎをしてその後、必ず議案書を作り総会にかけるようにする。これらのことを提案しようと考えています。
築１３年ですので修理箇所が毎年増えていくようです。

３３さんのご意見でポイントが見つかった思いです。有り難う御座いました。

まだまだ至らない事ばかりです。みなさんの管理組合の状況や丸秘テクニックなどがあれば教えて下さい。

保存行為だと思うのですが…
保存行為であったとしても、予算がないので総会を開催するでしょう。
うちが使っている管理会社は別議案として案内を作ってきます。
ただし、議案としては１つでも可能だと思います。
当然予算案の根拠を説明しますので、工事内容の承認を得たと言えるでしょう。

あ、35です。
リロードしないで書いちゃいました。

それだと管理会社に随意契約で丸投げですね。
うちではあり得ない。

ところで建物修繕300万円って、すごく中途半端ですね。
いわゆる大規模修繕工事にしては滅茶苦茶安いし。
ノー天気管理組合ということから規模の大きな物件ではなさそうだと思ったのですが、いったい何を指しているのでしょう。
理事会でじっくり検討してください。

31です

>>35
＞保存行為だと思うのですが…

この保存行為の言葉ですが変化している様です。
区分所有法では変更、管理行為、保存行為が分けて使われています。
国交省の標準管理規約では管理行為はありますが、保存行為は使われていないようです。
当マンション規約は古いので管理行為を保存行為と書かれています。
自分は上記のように認識しています。違ってたらスミマセン。

管理会社の担当者に総会での予算案の取り扱いについて問い合わせてみました。
１．予算案の修正は可能か？（担当者）可能です。
２．修繕項目及び金額の削除は可能か？（担当者）修繕項目及び金額の削除は予算案の否決扱いとなり修正とはならない。削除するのであれば再度総会が必要である。
３．それでは修正とは何なのか？（担当者）条件を付けることならいい。例えば今総会で承認はするが工事実施は様子をみて２〜３年後に行うようにする。

理事会が協議も検討もせず議案書も作らず、予算案に数百万の工事予算をのせる。総会で承認出来る訳がないですよね。

この工事項目だけ削除すれば問題ないのですが・・・
削除することが修正にはならないのか、困ったものです。グチになりました。

＞37理事会が協議も検討もせず議案書も作らず、予算案に数百万の工事予算をのせる。総会で承認出来る訳がないですよね。この工事項目だけ削除すれば問題ないのですが・・・
削除することが修正にはならないのか、困ったものです。グチになりました。

総会出席者の多数が必要ないと云うのであれば、その部分の削除は実務的に可能だと考えます。
うちの総会でも削除して承認された事がありました。

理事会長への白紙委任状が圧倒的に多いの普通の管理組合では、総会の場で理事会（白紙委任された理事長）が委任状を盾にとって採決に踏み切れず次年度の理事会への再検討事項として、（実質議案の取り下げ）自分達の責任を回避図ることで決着するはずですが。

理事会で検討もせずに管理会社の案をまるのみした理事会が、白紙委任者の権利行使は現実として出来ないでしょうから。（丸投げが自分達の恥と自覚する理事も居ないに等しい現実ですから）

38です。
日本語になっていない所が多い文章で申し訳ございません。今後チェックを徹底します。
（丸投げが自分達の恥と自覚する理事も居ないに等しい現実ですから、総会で少しは身に浸みて貰う様、また、次期理事の人達への戒めのためにも37さんの意見が通るよう願っています）も、とぎれていました。

大変初歩的な質問をして恐縮ですが、みなさまどうぞよろしくご教示くださいませ。

私くしの住むマンション（１棟５階建て・５０戸・築１０年）の「総会」は、
毎年６月中旬に「定期総会」をもうけております。（事務手続き等は全て管理会社が主導）

そこで事前に配布される案内書や総会資料のタイトルは、例えば今年（今月）の場合、
「平成１９年度　定期総会」という標題で統一されておりますが、
平成２０年６月○○日現在に於いて、この表記はおかしいのではないでしょうか？

もちろんその主たる内容が前年度（１９年度）決算の承認と今年度（２０年度）も
委託管理会社を変更せず、そのまま継続して今現在に至っているから．．．という
意味（主旨？）はよく分かるのですが、どうしても「前年度　総会」を今日現在で
開催する表現は何かそぐわない気がするのです。

以前「旧公団住宅」にいたときは年次回数で標記されていました。
例えば築１５年ならば原則「第１５回総会〜２０年６月○日　開催」で議事録等も全て
統一されていました。皆様のマンション〜集合住宅ではどのようになっているでしょうか？

また質問②として．．．今年６月総会の場合、管理会社との前年度議決の委託契約の期間
【１９．４．１〜２０．３．３１】過ぎてから今現在４、５月、６月までの法的解釈！？は
どのようになるのでしょうか？

私くしのマンションの総会記事録や管理規約を読んでも、そのような規定（みなし規定等）は
ないのですが、．．．以上、２点につきましてどのようなことでもお教えくだされば幸いです。

>>40
年度で表しているなら、別に問題ないと思いますけど、気になるなら組合で変更すればよいだけだと思います。

管理会社の契約以外も全ての契約が年度に合わせているんでしょ？
無効を主張すれば通るかもしれないけど、その間「管理業務は全て停止」となるだけです。
管理会社との契約において契約解除に関する条項があるはずなので、期限までにその手続きをしなければ自動的に更新され、予算は総会時に事後承認ってことですね。

No.41 の 匿名様、

ご教示くださり、ほんとうにありがとうございました。

やはり「平成２０年６月２０日に平成１９年度　定期総会」を開く．．．、
というのは表現的にもおかしいということで、来年度からは印刷物のタイトル等の
表記につきましては、例えば「第１１回　定期総会（平成２１年６月２０日　開催）」
の表現にすることになりそうです。

また質問②のことにつきましても、41様が書かれていらっしゃる、
【期限までにその（委託契約解除）手続きをしなければ自動的に更新され、
　現年度の４〜６月までの（執行済み）予算は総会時に事後承認のかたちで可．．．】
の意を何か明文化できないか、検討してみることにしました。

以上、今回は大変にありがとうございました。

あらまっ！びっくり。
あんな乱暴なレスで、ご丁寧にお礼ばかりか参考にされちゃったようで、かしこまり〜です。

レスした後、考えたのですが、継続性のある定額の管理委託費などは、水道光熱費と違いはないのでは？と自問自答しながら、うまい説明文は思いつきませんでした。

42の後半の明文を毎年の管理業務の更新議案に追記するほうが良いと思いますが、他の毎年更新される契約類や支出について法的にどうなるんだ？？と考え込んだとこでオチてしまいました。

次回は、もっとましなレスするよう努めます<(_ _)>

一般には、自動更新は止めるように推奨されています。

それで、うちの場合ですが、会計と管理委託契約は別にしています。
1.決算は、４月〜翌３月。
2.予算も、４月〜翌３月。管理会社が変わっても予算は変わりません。
3.役員の任期は、７月〜翌６月。定期総会〜翌定期総会まで。決算総会まで責任を持って行う。
4.管理委託契約も、７月〜翌６月。同上

以上の４つを分けて議案としています。
理事会は、終わりの定期総会で、決算を報告します。
それと同時に、次期の予算、役員、管理会社の承認を受けます。
（もちろん総会に上程する以上、管理会社の仕事っぷりは理事会では及第点でなくてはなりません。問題があるのならバトンタッチ前にどうにかする。）

すべて承認されれば、総会後に新役員で（その期の）初回理事会を開き新理事長を決めます。
そして、（旧役員によるサポートの下で）新理事長（理事会）の初仕事が、総会承認に基づく管理委託契約の締結です。
これで晴れて「また一年よろしくお願いします」となります。

期間のズレですが、役員は管理規約で、「次の役員が決まるまで」となっているので問題なし。
管理会社の、契約と予算もその管理会社への管理委託の承認を受けた時点で「期間と金額」が明示されているので問題ありません。

少し手間かもしれませんが、理事会、組合員、管理会社の３者間で、管理の目的と主体を明確にし、管理組合のあり方を意識付けするには、毎年このようにやるべきだと思っています。

↑　No.44 の近所をよく知る人　様、

詳細なご教示をくださり、ほんとうにありがとうございました。

それぞれ独立した（別個の重要なる）流れとして、明確に（意識して）決めて行くこと、
必ず参考にさせていただきます。

また、No.41 様も引き続きのお教え、大変にお世話さまでした。


以上、今回のご親切．．．心から感謝しております。

議案説明書に、改造の費用や工事業者を記載しなくても良いでしょうか